Bayangkan tim pengadaan sudah menandatangani kontrak setahun dengan sebuah distributor, lalu di bulan ketiga baru ketahuan izin PBF-nya bermasalah. Stok tersendat, obat harus dicari dari sumber lain secara mendadak, dan proses ganti distributor di tengah jalan jauh lebih merepotkan dibanding melakukan pengecekan sejak awal.
Sebagai Pedagang Besar Farmasi yang sudah beroperasi sejak 1994, kami di Mandira Distra Abadi cukup sering ditanya tim pengadaan rumah sakit soal apa saja yang perlu dicek sebelum memutuskan kerja sama. Berikut rangkumannya.
1. Izin PBF dan Sertifikat CDOB yang Masih Aktif
Ini bukan sekadar formalitas. Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) menunjukkan bahwa cara distributor menyimpan, menangani, dan menyalurkan obat sudah diverifikasi BPOM. Kalau ingin tahu lebih detail soal apa saja yang diatur di dalamnya, kami sudah membahasnya di artikel apa itu CDOB.
Status sertifikat CDOB sebuah PBF bisa dicek langsung lewat Sistem Informasi Sertifikasi CDOB BPOM. Kalau distributor keberatan datanya dicek, atau tidak bisa menyebut nomor sertifikatnya, itu sudah cukup jadi alasan untuk berhati-hati.
2. Produk yang Diedarkan Sudah Terverifikasi BPOM
Setiap obat yang beredar seharusnya punya nomor izin edar (NIE) yang sah. Anda bisa memverifikasinya sendiri lewat cekbpom.pom.go.id sebelum menerima pengiriman. Kalau distributor tidak bisa menunjukkan data batch dan tanggal kedaluwarsa dengan jelas di setiap faktur, itu juga patut dipertanyakan. Langkah verifikasi ini kami bahas lebih rinci di artikel cara cek legalitas distributor obat.
3. Rekam Jejak dan Kemitraan yang Jelas
Lama beroperasi bukan jaminan mutlak, tapi cukup membantu menilai stabilitas sebuah distributor. Mandira Distra Abadi sendiri sudah menjalankan distribusi farmasi lebih dari 30 tahun, bekerja sama dengan lebih dari 10 prinsipal seperti PT IFARS Pharmaceutical, PT ITRASAL, PT PIM Pharmaceuticals, PT Berlico Mulia Farma, dan PT Holi Pharma. Daftar lengkapnya bisa dilihat di halaman prinsipal kami.
4. Kecepatan dan Konsistensi Pengiriman
RS dan klinik tidak selalu bisa menunggu lama saat stok menipis. Tanyakan target waktu kirim distributor untuk wilayah Anda, lalu bandingkan dengan pengalaman nyata, bukan cuma janji di brosur.
5. Transparansi Dokumen
Faktur, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa harus tercantum jelas di setiap pengiriman. Dokumen yang rapi juga akan sangat membantu saat proses audit internal atau akreditasi rumah sakit.
6. Respons terhadap Keluhan
Distributor yang baik tidak menghilang setelah barang terkirim. Perhatikan seberapa cepat mereka menanggapi keluhan atau permintaan retur. Ini biasanya jadi indikator paling jujur soal seberapa serius mereka menjaga hubungan jangka panjang.
Tanda yang Perlu Diwaspadai
Harga yang jauh di bawah pasar tanpa alasan jelas, distributor yang tidak bisa menunjukkan faktur pajak, atau yang menolak diverifikasi izinnya, sebaiknya jadi alasan untuk mundur dulu sebelum melanjutkan kerja sama.
Kami adalah PBF bersertifikat CDOB yang melayani kebutuhan obat, suplemen, dan herbal untuk apotek, klinik, dan rumah sakit di Jabodetabek dan sekitarnya sejak 1994. Kalau Anda ingin memverifikasi legalitas kami atau mendiskusikan kebutuhan pengadaan, hubungi tim kami langsung, atau lihat dulu daftar mitra prinsipal kami di halaman prinsipal.
Baca juga soal checklist audit vendor sebelum teken kontrak tahunan untuk langkah verifikasi yang lebih menyeluruh.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa bedanya PBF dan sub-distributor?
PBF utama bekerja langsung dengan prinsipal atau industri farmasi, sementara sub-distributor biasanya mendapat pasokan dari PBF utama untuk cakupan wilayah yang lebih kecil. Pembahasan lengkapnya ada di artikel distributor utama vs sub-distributor.
Bagaimana cara cek izin PBF sebuah distributor secara online?
Anda bisa memeriksa status sertifikat CDOB lewat sertifikasicdob.pom.go.id, sementara izin edar produk bisa dicek lewat cekbpom.pom.go.id.
Apakah harga murah selalu jadi tanda bahaya?
Tidak selalu, tapi kalau harga jauh di bawah kewajaran pasar tanpa penjelasan yang masuk akal, sebaiknya ditelusuri dulu sebelum melanjutkan transaksi.
Berapa lama proses verifikasi sebelum mulai kerja sama?
Tergantung kelengkapan dokumen masing-masing pihak. Biasanya lebih cepat kalau dokumen perizinan RS atau klinik sudah lengkap sejak awal pengajuan.