Stock opname obat adalah kewajiban dalam industri farmasi, terutama dalam bisnis apotek. Ini demi memastikan operasional bisnis berjalan efisien meskipun terdapat ribuan SKU (Stock Keeping Unit) yang dijual di apotek.
Stock opname obat juga penting Anda lakukan secara berkala agar kualitas obat terkelola dengan baik. Selain itu, stock opname membantu apotek agar selalu mampu memenuhi permintaan pelanggan. Anda juga bisa membaca tentang Defecta Adalah Rahasia di Balik Ketersediaan Obat di Apotek, Berikut Penjelasannya!.
Lebih jelas, ikuti informasi mengenai definisi, tujuan, manfaat, hingga cara melakukan stock opname untuk mengenalnya lebih dekat!
Apa itu Stock Opname Obat?
Stock opname obat adalah proses menghitung dan mencocokkan jumlah fisik obat di apotek dengan data pada kartu stok. Kegiatan ini penting untuk mencegah kerugian akibat pencatatan yang tidak akurat.
Waktu ideal untuk melakukannya adalah saat penjualan sedang sepi (low season), namun bisa juga dilakukan berkala setiap kuartal, semester, tahunan atau tengah melakukan campaign marketing. Selain itu, stock opname juga berguna saat penjualan meningkat (high season) agar stok tetap akurat dan pelayanan pelanggan tidak terganggu.
Tujuan Melakukan Stock Opname Obat?
Apa sebenarnya tujuan dari stok opname obat di apotek? Berikut tiga tujuan utamanya yang perlu Anda ketahui:
1. Memastikan Data Stok Produk Akurat
Pada dasarnya, stock opname menjadi cara mencocokkan catatan data pada sistem dengan fisik produknya. Jika Anda melakukan stock opname secara rutin dan teliti, maka data stok produk di apotek terjamin lebih akurat.
2. Mengidentifikasi Selisih Produk
Banyak faktor yang dapat memicu terjadinya selisih antara data pada sistem dan stok fisik produk. Stock opname obat adalah metode identifikasi dan analisis selisih produk yang tepat untuk bisnis apotek. Jadi, hasilnya diketahui lebih dini dan apotek bisa menyamakan stok fisik dan stok di sistem.
3. Menyesuaikan Stok Produk
Seperti telah disebutkan sebelumnya, stock opname menjadi metode yang dapat Anda terapkan ketika selisih terjadi. Stok produk akan lebih sesuai dengan pencatatan kesalahan melalui stock opname.
Lalu, lakukan koreksi pada buku persediaan. Jadi, produk yang hilang bisa Anda sesuaikan kembali.
Jenis Stock Opname Obat
Dalam pengelolaan apotek atau gudang farmasi, stock opname obat dilakukan untuk memastikan jumlah obat fisik sesuai dengan catatan sistem. Kegiatan ini membantu mencegah selisih stok, mendeteksi obat kedaluwarsa, dan menjaga kelancaran operasional.
Berdasarkan waktu pelaksanaannya, stock opname dibagi menjadi tiga jenis: harian, bulanan, dan tahunan.
1. Stock Opname Harian
Dilakukan setiap hari, biasanya untuk obat dengan perputaran tinggi atau pengawasan ketat seperti narkotika dan psikotropika. Tujuannya untuk memastikan stok selalu akurat dan mendeteksi kesalahan input atau kehilangan sejak dini.
2. Stock Opname Bulanan
Dilakukan di akhir bulan untuk mencocokkan stok fisik dan data sistem. Pemeriksaan ini juga membantu menilai obat yang hampir kedaluwarsa atau jarang digunakan, serta menjadi dasar perencanaan pembelian bulan berikutnya.
3. Stock Opname Tahunan
Dilaksanakan sekali setahun, biasanya di akhir periode laporan keuangan. Pemeriksaan ini bersifat menyeluruh dan digunakan untuk memperbarui data persediaan, menilai nilai aset, serta mengevaluasi efektivitas pengelolaan stok selama setahun.
Manfaat Apotek Melakukan Stock Opname Obat?
Merutinkan stock opname obat adalah cara mudah merasakan berbagai manfaat dalam bisnis apotek, seperti:
- Memastikan kualitas stok produk, terutama tanggal kadaluarsa produknya;
- Mengetahui arus keluar dan masuk produk;
- Memastikan penghitungan arus kas akurat agar menjadi tolak ukur keuntungan bisnis apotek;
- Memudahkan penanganan saat ada produk yang hilang;
- Meminimalkan risiko kecurangan oleh pegawai;
- Mengoptimalkan pelayanan kepada pelanggan;
- Menganalisis dan mengambil keputusan lebih efektif untuk pertumbuhan bisnis.
Cara Melakukan Stock Opname Obat di Apotek
Untuk melakukan stock opname secara efektif, terdapat tiga tahapan yang bisa Anda ikuti. Berikut adalah poin dan penjelasannya:
1. Melakukan Persiapan
Pastikan Anda telah memberitahu pegawai apotek beberapa hari sebelumnya bahwa akan ada stock opname minggu depan. Ini membantu pegawai mengatur produk serta mengelompokkannya dalam kategori sesuai ketentuan.
Pisahkan kategori produk dengan stiker agar lebih praktis. Lalu, bagilah tugas dengan sistem per kategori per pegawai. Jadi, prosesnya lebih hemat waktu.
Adapun contoh kategori produk berdasarkan jenis obat contohnya obat paten, obat generik, hingga obat keras.
2. Menjalankan Stock Opname
Stock opname obat adalah tahap berikutnya. Berikut merupakan keempat tahapannya yang perlu diikuti:
- Memastikan seluruh transaksi stok produk telah terinput ke sistem;
- Mencetak seluruh stok produk per kategori dalam sistem untuk panduan penyesuaian dengan stok fisik produk di apotek;
- Menandai stok produk yang telah sesuai agar tidak terhitung dua kali;
- Memasukkan lembar hasil pemeriksaan stok ke sistem untuk mengidentifikasi selisih produk.
3. Melakukan Verifikasi dan Evaluasi
Setelah itu, masuk tahap verifikasi dan evaluasi. Berikut adalah poin-poin yang bisa Anda ikuti:
- Verifikasi selisih stok produk untuk mengetahui penyebabnya (contoh: salah hitung atau kecurangan pegawai);
- Serahkan hasil dari stock opname ke Pemilik Sarana Apotek (PSA). Lalu, PSA akan mencocokkan laporan keuangan dan adjustment agar terjamin akurat;
- Amankan laporan untuk materi evaluasi di stock opname berikutnya.
Anda juga dapat memahami informasi tentang Buffer Stock Obat Adalah? Berikut Pengertian dan Fungsinya untuk mengembangkan bisnis apotek.
Penuhi Kebutuhan Apotek Anda bersama Distributor Obat Mandira Distra Abadi
Kini, Anda paham bahwa stock opname obat adalah keharusan agar bisnis apotek mampu melayani pelanggan dengan prima. Selain itu, Anda bisa mengandalkan Mandira Distra Abadi sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bermitra dengan produsen obat ternama.
Selama 31 tahun, Distributor Obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya sebagai solusi atas kebutuhan obat untuk bisnis apotek, rumah sakit, serta pedagang besar farmasi. Kunjungi Halaman Prinsipal untuk daftar obat berkualitas dari prinsipal kami.
Kami bisa mengirim obat menuju seluruh Indonesia. Jadi, hubungi kami untuk pemesanan dan penawaran terbaik! Jangan lewatkan blog kami untuk mendapatkan Tips Kesehatan berkualitas.