Defecta adalah salah satu rahasia bagaimana sebuah apotek mempertahankan ketersediaan suatu obat yang banyak dibutuhkan oleh konsumen. Dengan sistem ini, apotek mampu menjaga agar stok obat selalu tersedia. Jadi, setiap kali ada konsumen yang datang mereka mampu memberikan obat yang dicari.
Dalam dunia farmasi, mengelola persediaan obat merupakan salah satu standar yang harus dijaga. Hal ini penting dilakukan agar apotek dapat memenuhi permintaan pasien atau pelanggan. Dengan begitu, pelanggan tidak akan mencari apotek lain untuk mendapatkan obat yang mereka butuhkan.
Anda juga dapat mengetahui 3 Hal yang Perlu Diketahui dalam Pengadaan Obat di Apotek.
Apa itu Defecta?
Defecta adalah sebuah metode pencatatan obat yang akan dipesan untuk menjaga ketersediaan obat di apotek. Ketersediaan ini mencakup obat, bahan obat, kosmetik, bahan medis habis pakai, dan alat kesehatan.
Tugas ini merupakan tanggung jawab seorang apoteker. Defecta harus selalu dilakukan untuk mengelola stok obat yang tersedia agar bisa tetap memenuhi kebutuhan konsumen atau pasien.
Tujuan utama dari pencatatan ini yaitu untuk mengontrol atau mengecek stok produk. mengetahui produk apa saja yang slow moving dan fast moving, serta menghindari adanya produk yang terlupa saat pemesanan. Dengan demikian, apotek dapat menyediakan obat atau produk dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pasien atau pelanggan.
Dalam pengadaan obat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Adapun hal tersebut di antaranya:
1. Rencanakan Pembelian Obat sesuai Analisis
Sebelum membeli obat untuk memenuhi stok, sebaiknya apoteker membuat perencanaan pembelian obat sesuai dengan analisis agar lebih sesuai dengan performa penjualan apotek terkait. Apoteker bisa menggunakan metode analisis pareto dan menganalisis status stok sebelum melakukan pemesanan stok obat.
Pada metode analisis Pareto, Anda dapat mengetahui frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas permintaan sesuai nilai obat. Sementara itu, analisis status stok dilakukan berdasarkan status stok dari obat tersebut dibanding dengan kebutuhan per bulannya. Misalnya, overstock, dead stock, atau understock.
2. Kartu Stok Harus Selalu Update
Kartu stok harus selalu diperbarui secara rutin, terutama ketika ada barang yang keluar masuk agar pencatatan lebih akurat. Tujuan utama dari pencatatan ini yaitu untuk mendokumentasikan mutasi obat. Mulai dari proses penerimaan, pengeluaran, rusak, hilang, hingga kadaluarsa.
3. Melakukan Stok Opname
Stok opname harus dilakukan agar ketersediaan produk yang dijual di apotek dapat diketahui dengan pasti jumlahnya. Pemeriksaan ini sangat penting dilakukan agar stok riil dan stok yang tercatat sesuai. Prosedur ini dapat membantu mengendalikan ketersediaan produk di apotek dengan lebih akurat.
Selain berfungsi untuk mencatat produk apa saja yang akan dipesan, fungsi lainnya pencatatan defecta adalah untuk membantu menyaring produk obat-obatan baru dari supplier. Bila produk obat yang ditawarkan tersebut tidak ada dalam daftar defecta, Anda bisa menolak tawaran stok tersebut.
Mengapa Defacta Penting dalam Pengelolaan Apotek?
1. Menjaga Ketersediaan Obat
Salah satu tanggung jawab utama apotek adalah memastikan ketersediaan obat-obatan penting bagi pasien. Kehabisan obat-obatan, terutama obat-obat esensial yang sering digunakan, bisa berdampak buruk pada layanan kesehatan yang diberikan. Dengan penerapan Defacta, apotek dapat secara proaktif menjaga ketersediaan obat, sehingga bisa memberikan layanan terbaik kepada pasien.
2. Efisiensi Operasional
Pengelolaan apotek yang baik tidak hanya membutuhkan keahlian dalam hal farmasi, tetapi juga dalam hal manajemen stok. Defecta membantu meningkatkan efisiensi dalam operasional sehari-hari, karena petugas tidak perlu melakukan pemeriksaan stok secara manual terlalu sering. Dengan informasi yang sudah terdokumentasi, apotek dapat segera mengetahui obat mana yang perlu dipesan dan kapan waktu yang tepat untuk memesan kembali.
3. Meningkatkan Keakuratan Pemesanan
Dengan adanya pencatatan yang teratur, Defecta membantu apotek melakukan pemesanan dengan lebih akurat. Petugas apotek bisa terhindar dari kesalahan seperti overstock (persediaan obat berlebihan) atau understock (persediaan obat terlalu sedikit). Sistem ini memastikan bahwa stok obat berada pada level yang ideal, sehingga apotek bisa bekerja secara efisien dan meminimalkan pemborosan.
4. Meminimalisir Resiko Kehilangan Pendapatan
Apotek yang tidak memiliki stok obat yang dibutuhkan dapat kehilangan pelanggan. Dalam situasi darurat, pasien akan mencari apotek lain yang memiliki ketersediaan obat yang mereka butuhkan. Dengan Defacta, apotek dapat memastikan mereka selalu memiliki stok yang cukup dan sesuai permintaan pasien, yang pada akhirnya akan menjaga pendapatan apotek tetap stabil.
Bagaimana Cara Kerja Defecta
Proses kerja defecta adalah dengan rutin melakukan pengecekan ketersediaan obat di apotek, mencatat obat yang sudah hampir habis, serta membuat pesanan sesuai dengan catatan yang sudah dibuat. Dengan sistem ini, ketersediaan obat di apotek akan lebih terjaga dan terhindar dari kehabisan stok.
Berkat teknologi yang semakin berkembang, kini proses pencatatan defecta dapat dilakukan dengan lebih mudah. Anda bisa menggunakan berbagai aplikasi atau software yang sudah dibuat khusus untuk mempermudah apoteker dalam mengelola ketersediaan produk obat dan melakukan pencatatan defecta.
Fungsi Utama Defacta
Beberapa fungsi utama dari penerapan Defecta di apotek antara lain:
1. Monitoring Stok Obat
Defecta mempermudah apotek untuk memantau stok obat secara real-time. Apotek bisa mengetahui secara pasti berapa jumlah obat yang masih tersedia dan mana yang perlu segera dipesan.
2. Menghindari Kehabisan Obat
Dengan adanya pencatatan melalui Defecta, apotek dapat mengantisipasi kekosongan stok. Apotek bisa segera memesan obat sebelum stok habis, sehingga kebutuhan pasien dapat selalu terpenuhi.
3. Mempermudah Pemesanan Obat
Defecta membantu petugas apotek dalam proses pemesanan obat. Petugas bisa mengetahui jenis obat apa yang perlu dipesan tanpa harus memeriksa stok secara manual setiap kali.
4. Mencegah Kelupaan Pemesanan
Kesibukan operasional apotek seringkali bisa membuat pemesanan ulang obat terlewatkan. Defecta berfungsi sebagai pengingat bagi apotek untuk memesan kembali obat yang mulai menipis sebelum benar-benar habis.
Cara Membuat Defecta
Sebenarnya, proses pencatatan defecta tidak begitu sulit. Intinya, catatan ini akan berisi produk apa saja yang akan dipesan serta kuantitas pemesanannya. Untuk membuat catatan defecta secara manual, Anda bisa mengikuti langkah berikut:
- Catat produk apa saja yang sudah habis atau ketersediaan stoknya sudah menipis.
- Tuliskan produk apa saja yang paling banyak dicari oleh konsumen, tetapi tidak terpenuhi oleh apotek tersebut karena produknya tidak tersedia.
- Cek dan hitung persediaan stok produk di apotek secara manual. Hal ini membantu memberikan gambaran produk mana yang harus dipesan kembali.
Proses pencatatan ketersediaan obat ini harus dilakukan pada buku defecta secara rutin. Tujuannya yaitu untuk menghindari adanya obat yang terlupa dipesan. Jangan menumpuk pencatatan ini dalam satu waktu, karena Anda bisa saja keliru atau lupa apa saja yang harus dicatat. Agar lebih mudah, Anda juga dapat mengandalkan aplikasi pencatatan defecta.
Dari informasi di atas, dapat diketahui bahwa defecta adalah metode pencatatan obat di apotek untuk menjaga ketersediaannya. Untuk memenuhi persediaan ini, Anda bisa mengandalkan Mandira, distributor obat terpercaya yang menerima pengiriman dalam jumlah besar ke seluruh wilayah Indonesia. Ketahui Alur Pengadaan Obat dari PBF Mandira Distra yang Aman.
Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit. Mandira Distra Abadi merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bekerja sama dengan perusahaan produsen obat kenamaan, kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat dari prinsipal kami. Kami menerima pengiriman ke seluruh Indonesia.
Hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia dan dapatkan penawaran terbaik. Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman blog kami.