Defecta adalah salah satu rahasia bagaimana sebuah apotek mempertahankan ketersediaan suatu obat yang banyak dibutuhkan oleh konsumen. Dengan sistem ini, apotek mampu menjaga agar stok obat selalu tersedia. Jadi, setiap kali ada konsumen yang datang mereka mampu memberikan obat yang dicari.

Dalam dunia farmasi, mengelola persediaan obat merupakan salah satu standar yang harus dijaga. Hal ini penting dilakukan agar apotek dapat memenuhi permintaan pasien atau pelanggan. Dengan begitu, pelanggan tidak akan mencari apotek lain untuk mendapatkan obat yang mereka butuhkan.  

Anda juga dapat mengetahui 3 Hal yang Perlu Diketahui dalam Pengadaan Obat di Apotek.

Apa itu Defecta? 

Defecta adalah sebuah metode pencatatan obat yang akan dipesan untuk menjaga ketersediaan obat di apotek. Ketersediaan ini mencakup obat, bahan obat, kosmetik, bahan medis habis pakai, dan alat kesehatan. 

Tugas ini merupakan tanggung jawab seorang apoteker. Defecta harus selalu dilakukan untuk mengelola stok obat yang tersedia agar bisa tetap memenuhi kebutuhan konsumen atau pasien. 

Tujuan utama dari pencatatan ini yaitu untuk mengontrol atau mengecek stok produk. mengetahui produk apa saja yang slow moving dan fast moving, serta menghindari adanya produk yang terlupa saat pemesanan. Dengan demikian, apotek dapat menyediakan obat atau produk dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pasien atau pelanggan.

Dalam pengadaan obat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Adapun hal tersebut di antaranya:

1. Rencanakan Pembelian Obat sesuai Analisis

Sebelum membeli obat untuk memenuhi stok, sebaiknya apoteker membuat perencanaan pembelian obat sesuai dengan analisis agar lebih sesuai dengan performa penjualan apotek terkait. Apoteker bisa menggunakan metode analisis pareto dan menganalisis status stok sebelum melakukan pemesanan stok obat.  

Pada metode analisis Pareto, Anda dapat mengetahui frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas permintaan sesuai nilai obat. Sementara itu, analisis status stok dilakukan berdasarkan status stok dari obat tersebut dibanding dengan kebutuhan per bulannya. Misalnya, overstock, dead stock, atau understock.

2. Kartu Stok Harus Selalu Update

Kartu stok harus selalu diperbarui secara rutin, terutama ketika ada barang yang keluar masuk agar pencatatan lebih akurat. Tujuan utama dari pencatatan ini yaitu untuk mendokumentasikan mutasi obat. Mulai dari proses penerimaan, pengeluaran, rusak, hilang, hingga kadaluarsa.

3. Melakukan Stok Opname

Stok opname harus dilakukan agar ketersediaan produk yang dijual di apotek dapat diketahui dengan pasti jumlahnya. Pemeriksaan ini sangat penting dilakukan agar stok riil dan stok yang tercatat sesuai. Prosedur ini dapat membantu mengendalikan ketersediaan produk di apotek dengan lebih akurat.

Selain berfungsi untuk mencatat produk apa saja yang akan dipesan, fungsi lainnya pencatatan defecta adalah untuk membantu menyaring produk obat-obatan baru dari supplier. Bila produk obat yang ditawarkan tersebut tidak ada dalam daftar defecta, Anda bisa menolak tawaran stok tersebut.

Bagaimana Cara Kerja Defecta

Proses kerja defecta adalah dengan rutin melakukan pengecekan ketersediaan obat di apotek, mencatat obat yang sudah hampir habis, serta membuat pesanan sesuai dengan catatan yang sudah dibuat. Dengan sistem ini, ketersediaan obat di apotek akan lebih terjaga dan terhindar dari kehabisan stok.

Berkat teknologi yang semakin berkembang, kini proses pencatatan defecta dapat dilakukan dengan lebih mudah. Anda bisa menggunakan berbagai aplikasi atau software yang sudah dibuat khusus untuk mempermudah apoteker dalam mengelola ketersediaan produk obat dan melakukan pencatatan defecta.

Cara Membuat Defecta

Sebenarnya, proses pencatatan defecta tidak begitu sulit. Intinya, catatan ini akan berisi produk apa saja yang akan dipesan serta kuantitas pemesanannya. Untuk membuat catatan defecta secara manual, Anda bisa mengikuti langkah berikut:

  • Catat produk apa saja yang sudah habis atau ketersediaan stoknya sudah menipis.
  • Tuliskan produk apa saja yang paling banyak dicari oleh konsumen, tetapi tidak terpenuhi oleh apotek tersebut karena produknya tidak tersedia.
  • Cek dan hitung persediaan stok produk di apotek secara manual. Hal ini membantu memberikan gambaran produk mana yang harus dipesan kembali. 

Proses pencatatan ketersediaan obat ini harus dilakukan pada buku defecta secara rutin. Tujuannya yaitu untuk menghindari adanya obat yang terlupa dipesan. Jangan menumpuk pencatatan ini dalam satu waktu, karena Anda bisa saja keliru atau lupa apa saja yang harus dicatat. Agar lebih mudah, Anda juga dapat mengandalkan aplikasi pencatatan defecta.

Dari informasi di atas, dapat diketahui bahwa defecta adalah metode pencatatan obat di apotek untuk menjaga ketersediaannya. Untuk memenuhi persediaan ini, Anda bisa mengandalkan Mandira, distributor obat terpercaya yang menerima pengiriman dalam jumlah besar ke seluruh wilayah Indonesia. Ketahui Alur Pengadaan Obat dari PBF Mandira Distra yang Aman.

Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit. Mandira Distra Abadi merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bekerja sama dengan perusahaan produsen obat kenamaan, kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat dari prinsipal kami. Kami menerima pengiriman ke seluruh Indonesia.

Hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia dan dapatkan penawaran terbaik. Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman blog kami.