Permasalahan yang umum terjadi pada proses stok dan penerimaan obat dari distributor farmasi adalah tidak sesuainya pencatatan dengan jumlah riel obatnya.
Masalah distributor farmasi tersebut akan sangat mengganggu dan menyebabkan permasalahan serius bagi perkembangan bisnis. Kegiatan pengorganisiran tersebut menjadi salah satu syarat mutlak yang harus diperhatikan pada berbagai model bisnis. Terlebih makanan dan farmasi, mengingat pada stoknya terdapat informasi tanggal kadaluarsanya selain jumlah stoknya.
Pengembangan sistem distribusi yang rapi dan sistematis bisa menjadi salah satu langkah menyelesaikan permasalahan tersebut. Terdapat dua komponen penting yang berperan besar dalam penyelesaian masalah tersebut, pertama manusia dan kedua sistemnya.
Baca Juga: 6 Herbal untuk Meningkatkan Sistem Kekebalan Tubuh Anda
5 Tips Penting untuk Proses Inventarisasi Obat dari Distributor
Kesalahan sangat wajar terjadi, terlebih apabila terdapat berbagai penyesuaian dalam sistemnya. Namun setiap kesalahan bisa diperbaiki atau diminimalkan potensinya, caranya dengan memahami dan mempelajari bagaimana sebuah sistem bisa bekerja dengan baik.
1. Memastikan SOP Penerimaan Dipahami oleh Karyawan
Karyawan bekerja sesuai dengan arahan atau standar operasional prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun belum tentu setiap karyawan bisa menjalankannya secara optimal, terkadang ada beberapa hal penting tetapi terlewat untuk dikerjakan.
Selain itu terkadang pada proses–proses penting seperti ini pimpinan yang langsung turun tangan, memang tujuannya adalah untuk meminimalisir kesalahan ketika proses penerimaan obatnya. Namun ketika pimpinannya tidak sedang berada di tempat, ada potensi besar terjadi masalah.
Memastikan dan membekali pegawai agar bisa membaca dan mengenali berbagai proses ketika menerima kiriman dari distributor merupakan langkah penting untuk dilakukan.
2. Menyiapkan Gudang yang Ideal
Masalah berikutnya terletak pada gudang penyimpanan, terkadang kendala kesalahan hitung bukan terletak pada saat penerimaan saja, tetapi juga ketika barangnya sudah sampai di gudang. Penataan dan luas yang tidak memadai menyebabkan potensi salah hitung.
Gudang ideal memiliki ruang gerak cukup serta memungkinkan barang – barangnya bisa keluar masuk secara mudah. Selain itu juga memungkinkan penyimpanan dan sortir dalam waktu bersamaan. Ini akan mempermudah perhitungan.
3. Pencatatan Ketika Ada Informasi Barang Masuk maupun Keluar
Melalui pencatatan yang rapi pengelola bisa dengan mudah melacak bagaimana arus barang atau obatnya. Pencatatan bisa dilakukan secara manual atau menggunakan mesin secara otomatis.
Penggunaan sistem realtime juga akan mempermudah mengetahui bagaimana kondisi barangnya saat ini. Kini sudah tersedia berbagai teknologi untuk membantu dan mendukung pencatatan tersebut, tinggal mempelajari dan menggunakannya saja.
4. Evaluasi Sistem Pergudangan
Kesalahan terus menerus menuntut adanya evaluasi sistem, fokusnya adalah mengidentifikasi masalah terlebih dahulu kemudian mencari penyelesaian berdasarkan masalahnya. Sumbernya bisa dua, SDM atau sistem itu sendiri, sehingga harus segera dipecahkan.
Prosesnya harus dipahami secara jeli, mulai dari ketika distributor farmasi mengirimkan barangnya, memastikan proses verifikasinya benar, memastikan penyimpanannya teratur, hingga proses barang keluarnya bagaimana.
5. Mempersiapkan Sumber Daya Manusia yang Kompeten
Sumber daya manusia menjadi unsur terpenting dalam sistem inventarisasi ini, memang tidak dipungkiri robot bisa bekerja jauh lebih efisien, tetapi tetap memerlukan peran manusia dalam prosesnya. Karenanya investasi untuk persiapan kompetensi SDM bisa menguntungkan.
Persiapan tersebut meliputi pemberian pelatihan terkait seluruh prosedur kerja ketika inventarisasi dilakukan, proses pencatatan dan administrasi barang, serta membangun kepekaan akan pentingnya setiap prosedur kerja yang telah disusun sebelumnya.
Proses inventarisasi atau penerimaan obat merupakan rangkaian penting dalam sebuah bisnis di bidang farmasi. Distributor farmasi hanya bertugas memastikan barangnya aman sampai lokasi Anda, tinggal kini Anda yang mengelola obatnya.
Baca Juga: Melakukan Kerja Sama dengan Mandira Pedagang Besar Farmasi
Baca lebih banyak tentang tips kesehatan dan obat-obatan di sini. Daftar obat yang kami distribusikan berdasarkan perusahaan produksi obat mitra kami dapat Anda temukan di halaman prinsipal kami. Jika Anda adalah pabrik obat maupun retail obat yang membutuhkan kerjasama dan informasi lebih tentang Mandira sebagai distributor farmasi, dapat menghubungi kami di sini.