Membuat surat pesanan obat (SP) dengan benar merupakan kompetensi wajib bagi setiap apoteker, namun sayangnya kesalahan kecil dalam dokumen penting ini masih sering ditemukan.
Kesalahan tersebut tidak hanya berpotensi menunda pengadaan obat, tetapi juga bisa berakibat fatal pada aspek legalitas. Agar Anda terhindar dari risiko ini, mari pahami lebih dalam jenis-jenis surat pesanan obat dan cara penyusunannya yang tepat melalui informasi berikut.
Apa itu Surat Pesanan Obat?
Surat pesanan obat atau apotek adalah sebuah surat yang diberikan oleh seorang apoteker yang berisi permintaan barang atau produk pada PBF (Pedagang Besar Farmasi), atau bisa juga disebut distributor.
Surat ini diperlukan dalam setiap pemesanan obat, sesuai dengan ketentuan yang saat ini berlaku. Hal ini menandakan bahwa pemesanan obat tersebut dilakukan melalui jalur resmi dan sesuai dengan Peraturan Kepala BPOM Nomor 24 Tahun 2021. Surat pesanan ini harus mengandung beberapa informasi penting, di antaranya:
- Informasi pemesanan, berupa nomor SIPA dan nama apoteker
- Informasi PBF atau distributor yang dituju
- Informasi terkait obat yang dipesan, mencakup nama obat, kekuatan, bentuk sediaan, jumlah yang ditulis dalam bentuk angka atau huruf
- Informasi mengenai sarana yang akan menggunakan obat tersebut
- Tanda tangan
Anda juga dapat mengetahui Jalur Kefarmasian di Distribusi Farmasi sebagai informasi tambahan dalam bidang bisnis apotek. Kemudian jika membutuhkan obat atau suplemen, Anda dapat memperolehnya dari Mandira, salah satu distributor obat terpercaya di Indonesia.
Fungsi dan Pentingnya Surat Pesanan Obat
1. Legalitas
Menjamin bahwa pemesanan obat dilakukan oleh pihak yang berwenang dan memiliki izin.
2. Keamanan
Membantu mencegah penyalahgunaan obat dengan memastikan bahwa obat hanya dipesan oleh fasilitas yang berhak.
3. Akuntabilitas
Memberikan jejak audit yang jelas untuk setiap transaksi obat.
4. Kontrol Inventaris
Membantu dalam pengelolaan stok obat di fasilitas kesehatan.
5. Dokumentasi
Menjadi bagian dari arsip yang diperlukan untuk keperluan inspeksi atau audit.
Jenis-Jenis Surat Pesanan
Berdasarkan jenis obat yang dipesan, ada beberapa jenis SP yang berlaku menurut Permenkes Nomor 3 Tahun 2015. Adapun jenis-jenisnya yaitu sebagai berikut:
1. SP Obat Narkotika
Narkotika adalah jenis obat yang dapat menyebabkan penurunan kesadaran, mengurangi nyeri, menghilangkan rasa, serta menimbulkan ketergantungan. Obat ini dapat berasal dari tanaman atau non tanaman, baik sintetis ataupun semi sintetis.
Dalam pembuatannya, Surat Pesanan narkotika hanya akan memuat satu item obat narkotika saja. Dengan demikian, pemesanan untuk obat narkotika yang memiliki kekuatan atau sediaan berbeda harus dilakukan dengan surat pesanan yang berbeda juga.
Surat ini harus dibuat minimal 3 rangkap, 2 akan diberikan ke PBF, dan 1 sebagai simpanan. Surat ini harus ditandatangani oleh praktisi apoteker yang menjadi penanggung jawab, lengkap dengan nama jelas.
2. SP Obat Psikotropika
Psikotropika merupakan jenis obat baik alami dan bukan termasuk obat narkotika. Obat ini memiliki khasiat psikoaktif dengan cara mempengaruhi susunan saraf pusat sehingga dapat menyebabkan perubahan pada perilaku dan mental.
Contoh dari obat psikotropika yaitu Diazepam, Fenobarbital, Amfetamin, Pentobarbital, dan Nitrazepam. Setiap satu SP dapat memuat lebih dari satu pesanan obat psikotropika. Minimal dibuat menjadi 3 rangkap, dan sudah ditandatangani oleh praktisi apoteker yang bertanggung jawab.
3. SP Obat Prekursor Farmasi
Prekursor Farmasi merupakan bahan atau zat yang bisa digunakan untuk bahan baku atau penolong untuk kebutuhan produksi dalam industri farmasi atau produk ruahan, produk antara, dan produk jadi yang memiliki kandungan bahan tertentu.
Kandungan yang dimaksud yaitu Pseudoephedrine, Ephedrine, Potasium Permanganat, Ergotamin, dan Norephedrine atau Phenylpropanolamine.
Dalam satu SP, dapat dilakukan pemesanan lebih dari satu obat prekursor farmasi. Surat ini dibuat dalam 3 rangkap dan sudah ditandatangani oleh penanggung jawab, lengkap dengan nama jelas.
4. SP Obat Umum
Obat umum yang dimaksud di sini adalah golongan selain obat psikotropika, narkotika, dan obat prekursor farmasi. Golongan yang dimaksud yaitu obat bebas terbatas, obat keras lain, dan obat bebas.
SP obat umum dibuat dalam 3 rangkap, dan setiap SP diberikan nomor urut untuk memudahkan proses dokumentasi. Hal ini juga sebagai pengamanan agar terhindar dari hal yang tidak diinginkan.
5. SP Obat Keras Tertentu (OKT)
Selain empat golongan di atas, ada satu kategori lagi yang memerlukan perhatian khusus dan sering kali harus dibuatkan surat pesanan tersendiri, yaitu Obat Keras Tertentu (OKT). Golongan ini sering juga disebut sebagai Obat-Obat Tertentu (OOT) yang kerap disalahgunakan.
Menurut Peraturan BPOM No. 10 Tahun 2019, yang termasuk dalam golongan ini adalah obat-obat yang bekerja pada sistem saraf pusat selain Narkotika dan Psikotropika.
Aturan utamanya adalah, Surat Pesanan untuk OKT harus dibuat terpisah dan tidak dapat digabungkan dengan pesanan obat keras biasa lainnya dalam satu SP. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengawasan dan mencegah penyalahgunaan. Sama seperti SP lainnya, SP OKT juga harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab, dilengkapi nama jelas, nomor SIPA, dan stempel apotek.
Cara Membuat Surat Pesanan Obat untuk Pengadaan di Apotek
Surat Pesanan (SP) merupakan dokumen penting dalam proses pemesanan obat di apotek. SP dapat dibuat secara manual atau elektronik, dengan ketentuan yang berbeda-beda. Berikut adalah perbedaan utama antara SP manual dan elektronik:
1. Surat Pesanan Obat Manual
- Bentuk: Dibuat dalam bentuk kertas fisik, sebanyak 2 rangkap.
- Penandatanganan: Ditandatangani oleh Apoteker/TTK penanggung jawab.
- Informasi: Harus mencantumkan nama, bentuk, kekuatan, jumlah, isi kemasan obat yang dipesan, nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, stampel sarana apotek, nama fasilitas pemasok, nomor urut SP, nama kota, dan tanggal.
- Arsip: Satu rangkap diberikan kepada pemasok, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip apotek.
2. Surat Pesanan Obat Elektronik
- Bentuk: Dibuat dalam bentuk digital, menggunakan sistem elektronik.
- Otoritas: Sistem elektronik harus menjamin otoritas penggunaan oleh Apoteker/TTK penanggung jawab.
- Informasi: Harus mencantumkan nama, bentuk, kekuatan, jumlah, isi kemasan obat yang dipesan, nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, stampel sarana apotek, nama fasilitas pemasok, nomor urut SP, nama kota, dan tanggal.
- Ketertelusuran: Sistem elektronik harus menjamin ketertelusuran SP minimal 5 tahun terakhir.
- Pertanggungjawaban: SP elektronik harus dapat ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan kebenarannya saat pemeriksaan.
- Backup Data: Sistem elektronik harus memiliki sistem backup data.
- Evaluasi Data: Sistem elektronik harus memudahkan evaluasi dan penarikan data SP.
- Pengiriman: Pesanan elektronik harus dipastikan diterima oleh pemasok.
Surat Pesanan Obat di atas hanyalah sebuah contoh. Informasi di dalamnya bisa Anda sesuaikan sendiri dengan kebutuhan. Setelah mengetahui SP obat, informasi lain yang harus diketahui dalam bidang farmasi yaitu Bagaimana Cara Bekerja Sama dengan Pedagang Besar Farmasi yang benar.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Membuat SP
Untuk meminimalisir penolakan pesanan atau penundaan pengiriman, hindari beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat membuat SP berikut ini:
Informasi Tidak Lengkap
Lupa mencantumkan kekuatan sediaan (misalnya, Asam Mefenamat 500mg), bentuk sediaan (tablet, sirup, salep), atau satuan kemasan (box, botol, tube).
Jumlah Tidak Sinkron
Terjadi perbedaan antara jumlah yang ditulis dalam bentuk angka dan yang ditulis dalam bentuk huruf.
Data Apotek Tidak Valid
Stempel apotek tidak terbaca dengan jelas, tidak mencantumkan nomor Surat Izin Apotek (SIA), atau alamat yang tertera berbeda dengan data di PBF.
Tanda Tangan Tidak Sesuai
Tanda tangan pada SP tidak sesuai dengan spesimen tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab yang terdaftar di PBF, atau bahkan ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang.
Penggabungan Obat yang Salah
Kesalahan paling fatal adalah menggabungkan beberapa golongan obat yang seharusnya dipisah dalam satu SP, seperti memesan Tramadol (OKT) dalam SP yang sama dengan Paracetamol (Obat Bebas).
Mandira Distra Distributor Obat untuk Pengadaan Apotek dan Rumah Sakit
Itulah Surat Pesanan Obat yang dapat Anda Ketahui. Mulai kerja sama dengan distributor obat Mandira Distra Abadi untuk memenuhi kebutuhan pengadaan obat di apotek Anda.
Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit. Mandira Distra Abadi merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bekerja sama dengan perusahaan produsen obat kenamaan, kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat dari prinsipal kami. Kami menerima pengiriman ke seluruh Indonesia.
Hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia dan dapatkan penawaran terbaik. Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman blog kami.