Faktur obat menjadi elemen pendukung yang penting pada proses pembelian serta penjualan produk obat-obatan. Ini mengingat kandungan informasi dalam faktur yang dapat menjadi bukti transaksi Anda saat membeli, menjual, maupun mengembalikan obat.
Selain itu, faktur juga berfungsi menjadi rujukan dalam pembukuan keuangan bisnis apotek. Itulah mengapa, Anda perlu memahami cara membuat faktur pada artikel ini. Pelajari juga Tips Mengelola Manajemen Apotek dengan Baik.
Apa Itu Faktur Obat?
Ini merupakan cek tagihan yang berfungsi sebagai bukti tertulis daftar pembelian obat dan diberikan oleh pelayan farmasi. Umumnya, daftar pada faktur berisi nama barang, jumlah barang, serta harga barang yang perlu Anda bayar.
Fungsi
Tidak hanya pengertian faktur obat, Anda juga perlu mengetahui berbagai fungsinya. Adapun beberapa fungsi utamanya adalah sebagai berikut:
1. Bukti Pembelian yang Sah
Faktur berfungsi sebagai bukti bahwa obat yang terbeli telah terdata secara sah. Ini bermanfaat untuk apotek yang membutuhkan bukti konkret arus masuk dan keluar produknya.
2. Bukti Tagihan yang Valid
Fungsi faktur selanjutnya adalah sebagai bukti valid suatu tagihan fasilitas farmasi seperti apotek. Ini berlaku saat pelanggan ingin membeli suatu obat. Faktur akan berperan sebagai bukti nyata jika terdapat ketidaksesuaian pada produk pesanan.
3. Pedoman Pembukuan Keuangan
Untuk memastikan pengelolaan stok obat efisien, maka faktur obat dibutuhkan sebagai pedoman dalam pembukuan keuangan. Pengurus apotek lebih mudah mengetahui bahwa sebuah produk telah sah terjual sehingga bisa menyesuaikan pada catatan keuangannya.
4. Pedoman Pembukuan Informasi Obat
Satu lagi fungsi faktur, yakni sebagai pedoman pada pembukuan informasi obat di apotek. Mengelola stok produk obat-obatan pun jadi lebih mudah karena faktur membantu mengetahui jumlah obat telah berkurang dari ketersediaan stok sebelumnya.
Komponen Penting dalam Faktur Obat
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi, faktur obat harus memuat informasi berikut:
- Nama, alamat, dan nomor izin fasilitas distributor
- Nomor dan tanggal faktur
- Nama, alamat, dan nomor izin fasilitas penerima
- Nama obat, bentuk sediaan, dan kekuatan sediaan
- Jumlah obat (dalam satuan terkecil)
- Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa untuk setiap obat
- Tanda tangan dan nama jelas penanggung jawab
Siapa yang Menandatangani Faktur Obat?
Pertanyaan ini sering muncul dan penting untuk dipahami dengan benar. Secara umum sesuai dengan regulasi yang berlaku:
- Dari Pihak Distributor: Faktur obat harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab atau petugas yang diberi wewenang oleh Apoteker Penanggung Jawab. Ini sesuai dengan Peraturan BPOM Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik.
- Dari Pihak Penerima: Ketika obat diterima, faktur harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab di fasilitas penerima atau petugas yang diberi wewenang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa obat yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam faktur.
Penting untuk dicatat bahwa penandatanganan ini bukan sekadar formalitas. Ini merupakan bentuk pertanggungjawaban hukum atas kebenaran informasi dalam faktur dan kesesuaian obat yang ditransaksikan.
Berapa Lembar Faktur Obat?
Berdasarkan praktik standar di industri farmasi:
Faktur obat umumnya dibuat dalam 3 (tiga) rangkap:
- Lembar Asli (Putih): Untuk pembeli (apotek, rumah sakit, atau fasilitas kesehatan lain)
- Lembar Kedua (Merah): Untuk bagian akuntansi distributor
- Lembar Ketiga (Kuning): Untuk arsip distributor
Meskipun demikian, dengan perkembangan teknologi, beberapa distributor telah beralih ke sistem elektronik. Dalam kasus ini, faktur mungkin hanya terdiri dari satu lembar yang dicetak, sementara salinan digital disimpan dalam sistem.
Komponen Penting dalam Surat Pesanan Obat
Surat pesanan obat harus mencakup beberapa komponen penting, antara lain:
- Kop surat fasilitas pemesan
- Nomor surat pesanan
- Nama dan alamat fasilitas pemesan
- Nama dan alamat distributor atau PBF
- Nama obat, bentuk sediaan, dan kekuatan
- Jumlah obat yang dipesan
- Nama dan tanda tangan apoteker penanggung jawab
- Nomor Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA)
- Stempel fasilitas pemesanan
- Tanggal pemesanan
Berapa Rangkap Surat Pesanan Obat?
Surat pesanan obat umumnya dibuat dalam 2 (dua) rangkap. Ini adalah praktik standar. Alasan di balik pembuatan dua rangkap ini adalah:
- Rangkap Pertama: Dikirimkan kepada distributor atau PBF sebagai dokumen pemesanan resmi.
- Rangkap Kedua: Disimpan oleh fasilitas pemesan sebagai arsip dan bukti pemesanan.
Penggunaan dua rangkap ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki salinan dokumen yang identik, yang sangat penting untuk keperluan verifikasi, audit, dan dokumentasi internal.
Dalam beberapa kasus, terutama untuk obat-obatan yang memerlukan pengawasan khusus seperti narkotika dan psikotropika, mungkin diperlukan rangkap tambahan untuk keperluan pelaporan kepada instansi berwenang seperti Dinas Kesehatan setempat.
Surat Pesanan Dibuat oleh Siapa?
Sesuai dengan regulasi yang berlaku, surat pesanan obat harus dibuat dan ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab dari fasilitas pelayanan kefarmasian atau fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Ini bukan tugas yang dapat didelegasikan kepada staf non-apoteker karena beberapa alasan penting:
- Tanggung Jawab Profesional: Apoteker memiliki pengetahuan dan kompetensi untuk memastikan bahwa obat yang dipesan sesuai dengan kebutuhan fasilitas dan memenuhi standar keamanan.
- Legalitas: Tanda tangan dan nomor SIPA apoteker penanggung jawab adalah komponen wajib dalam surat pesanan, yang menegaskan legalitas dan akuntabilitas pemesanan.
- Kontrol Kualitas: Apoteker dapat memverifikasi kesesuaian jenis obat, bentuk sediaan, dan jumlah yang dipesan dengan kebutuhan fasilitas.
- Manajemen Risiko: Apoteker bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pemesanan obat sesuai dengan kapasitas penyimpanan dan penggunaan fasilitas, menghindari pemborosan atau kekurangan stok.
- Kepatuhan Regulasi: Apoteker memahami regulasi terkait pemesanan obat, terutama untuk obat-obatan yang memerlukan pengawasan khusus.
Jenis-Jenis Faktur Obat
Terdapat berbagai jenis faktur untuk obat yang bisa membantu proses pengelolaan stok di apotek, yaitu sebagai berikut:
1. Faktur Pembelian
Jenis faktur ini berbentuk dokumen yang dibuat oleh pembeli. Informasi pada faktur adalah pesanan yang diperuntukkan bagi penjual produk. Lebih jelasnya, terdapat informasi seperti nama supplier, nama obat, kuantitas, hingga total harga.
2. Faktur Penjualan
Faktur penjualan merupakan dokumen yang menjadi bukti dari transaksi pembelian dengan harga penuh atau lunas. Contoh detail informasi yang tertera mulai dari nama apotek, lalu surat izin apotek, serta metode pembayaran.
3. Faktur Retur
Adapun faktur retur adalah bentuk pengembalian faktur yang dibuat baik oleh pembeli atau penjual karena terdapat ketidaksesuaian pada transaksi. Contohnya, kesalahan seperti obat rusak hingga obat tidak memenuhi standar.
Cara Membuat
Setelah memahami pengertian faktur obat dan jenis-jenisnya, berikut cara pembuatannya secara umum:
1. Menyiapkan Tiga Rangkap Faktur
Biasanya, terdapat tiga rangkap faktur. Salinan pertama adalah faktur asli berwarna putih. Ini akan diserahkan untuk pembeli. Lalu, salinan kedua untuk penjual simpan dengan telah terdapat tanda tangan pembeli di dalamnya.
Kemudian, jadikan lampiran saat melakukan penagihan pada kemudian hari. Adapun salinan ketiga tersimpan dalam pembukuan.
2. Pengisian Data Supplier
Isi data-data supplier seperti nama, alamat, kota, hingga kode pos. Data ini akan memudahkan proses pengambilan obat-obatan oleh kurir.
3. Mencantumkan Detail Obat
Detail produk obat juga perlu dimasukkan untuk menghindari kesalahan. Pastikan deskripsi nama obat, kuantitas, harga per unit, diskon, pajak, hingga total harganya sesuai.
4. Melengkapi Data Pembeli
Sama seperti data supplier, pihak pembeli juga perlu dicantumkan datanya dalam faktur. Masukkan data seperti nama pembeli, alamat, kota, negara, hingga kode pos pada faktur.
5. Menambahkan Informasi Pendukung
Transaksi jual-beli obat yang mendapatkan harga diskon umumnya akan menambahkan informasi pendukung. Misalnya, ‘dikurangi potongan harga’. Jadi, informasi pada faktur lebih akurat sesuai transaksi.
6. Membuat Catatan untuk Pengiriman
Catatan ini biasanya diberikan untuk memudahkan kurir menemukan lokasi supplier atau pembeli. Selain itu, catatan tanggal pengiriman juga dicantumkan pada faktur.
Kesalahan Umum dalam Pembuatan Faktur Obat
Umumnya, kesalahan yang terjadi saat membuat faktur untuk obat meliputi human error seperti kesalahan input data. Informasi seperti nama, alamat, hingga nomor kode dapat salah eja sehingga menyulitkan proses verifikasi.
Contoh Faktur Obat
Tips Memastikan Keabsahan Faktur Obat
Untuk menjamin keabsahan faktur, Anda perlu mengkonfirmasi informasi seperti nomor faktur, identitas supplier dan pembeli, hingga alamatnya. Pastikan pula faktur dikeluarkan secara resmi oleh apotek atau sarana sejenis serta telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat.
Berikut Jenis Surat Pesanan Obat untuk Pengadaan Obat dan Cara Membuatnya yang tidak kalah penting untuk Anda pahami.
Penuhi Kebutuhan Apotek Anda bersama Distributor Obat Mandira Distra Abadi
Setelah Anda memahami tentang faktur obat, pastikan hanya mendapatkan obat dari Distributor Obat Mandira Distra Abadi. Mandira telah terpercaya selama 31 tahun hingga kini dalam memenuhi keperluan obat bagi rumah sakit, apotek, hingga pedagang besar farmasi.
Mandira sendiri adalah Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bermitra dengan perusahaan obat ternama. Mari kunjungi Halaman Prinsipal kami untuk mengetahui ragam obat yang kami miliki.
Kamu juga melayani pengiriman menuju seluruh Indonesia. Segera hubungi kami untuk penawaran pemesanan obat terbaik! Kunjungi juga blog kami agar tidak melewatkan tips-tips kesehatan yang bermutu.