Pengadaan obat di rumah sakit merupakan aspek penting yang harus dipahami. Pasalnya, di rumah sakit ada banyak jenis obat yang harus dipastikan ketersediaannya agar dapat memenuhi kebutuhan pasien.

Pengadaan obat ataupun alat kesehatan seringkali menjadi persoalan di fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk di rumah sakit. Pasalnya, fasilitas tersebut menjadi akses masyarakat agar bisa mendapat pelayanan kesehatan yang optimal. Maka dari itu, mengenal Alur Pengadaan Obat dari PBF Mandira Distra yang Aman dapat menjadi solusi. 

Alur Pengadaan Obat di Rumah Sakit

Pengadaan merupakan aktivitas yang dilakukan untuk mewujudkan perencanaan kebutuhan. Agar efektif, pengadaan harus menjamin jumlah, ketersediaan, waktu, dan harga yang terjangkau sesuai standar mutu. Dalam pemenuhan stok obat, biasanya ada beberapa langkah yang ditempuh, yaitu:

1. Perencanaan Kebutuhan Obat

Langkah pertama yang harus dilakukan pada proses pengadaan yaitu membuat perencanaan obat yang dibutuhkan terlebih dahulu. Perencanaan ini sangat penting untuk bisa memperkirakan obat apa saja yang akan diperlukan oleh rumah sakit untuk menunjang pelayanan kesehatan. 

Anda bisa mengetahui kebutuhan obat ini melalui data pemesanan obat. Perhatikan jenis obat apa saja yang paling banyak dibutuhkan oleh pasien di rumah sakit tersebut.

2. Pilih Supplier Tepercaya

Selain membuat perencanaan kebutuhan, hal lainnya yang tidak kalah penting yaitu memilih supplier obat yang sudah tepercaya. 

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier obat. Mulai dari mutu pelayanan, waktu pengiriman, serta kualitas produk obat. Selain itu, Anda juga dapat membandingkan beberapa supplier agar mendapat supplier yang terbaik.

3. Proses Pemesanan

Bila daftar obat-obatan yang dibutuhkan sudah tersedia, Anda bisa langsung melakukan pemesanan. Dalam hal ini, ada beberapa jenis surat pesanan (SP) yang dapat digunakan. Pastikan Anda menggunakan surat pesanan yang sesuai agar bisa mengajukan pesanan obat sesuai ketentuan di Pedagang Besar Farmasi (PBF).

Setelah Anda melakukan pemesanan, jangan lupa untuk selalu memantau status pesanan tersebut secara berkala melalui resi yang diberikan.

4. Periksa Pesanan

Setelah obat sampai, pastikan untuk selalu cek pesanan yang diterima. Sebaiknya, penerimaan pesanan ini dilakukan oleh apoteker sehingga dapat langsung diperiksa kesesuaian data obat yang dipesan dengan yang diterima. 

Tidak hanya itu, apoteker juga harus memastikan beberapa aspek seperti jumlah obat, nama obat, sediaan obat, nomor bets, nama pemasok, serta tanggal kadaluwarsa. Dengan begitu, pengadaan obat dapat memenuhi kebutuhan pasien di rumah sakit tersebut.

5. Penyimpanan Obat

Setelah obat datang, penyimpanan obat harus dilakukan dengan benar. Beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu: 

  • Pastikan obat disimpan dalam kemasan aslinya. Bila dipindahkan, pastikan selalu steril. Wadah yang digunakan untuk menyimpan obat harus memuat nomor batch, nama obat, serta tanggal kadaluwarsa.
  • Simpan pada suhu ruang yang sesuai.
  • Pengeluaran obat diatur oleh sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).
  • Susun obat sesuai bentuk, kelas, dan tata sesuai abjad.
  • Jangan satukan penyimpanan obat dengan barang lain.

6. Pemusnahan Obat

Bila ditemukan obat yang sudah kadaluwarsa, pemusnahan harus dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Baik obat psikotropika maupun non-psikotropika harus dimusnahkan oleh apoteker dan disaksikan langsung oleh dinas kesehatan/POM setempat baik dari kabupaten, kota, maupun provinsi. 

7. Pengendalian Obat

Pengendalian dilakukan dengan tujuan mengorganisir jumlah stok obat yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pelayanan sehingga tidak terjadi kekosongan atau kelebihan stok. Pengendalian ini mencakup tanggal kadaluwarsa, nama obat, jumlah pengeluaran, jumlah pemasukan, dan sisa obat yang tersedia.

8. Pelaporan

Pencatatan perlu dilakukan untuk mengetahui data obat-obatan yang keluar masuk. Ada dua jenis pelaporan yang perlu dilakukan, yaitu pelaporan internal dan eksternal. 

Pelaporan internal yaitu pelaporan manajemen apotek, seperti laporan barang, keuangan, dan lainnya. Sementara itu, pelaporan eksternal yaitu laporan pada pihak berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.

Jenis Pengadaan Obat

Ada beberapa jenis pengadaan obat di rumah sakit yang perlu dipahami. Hal ini bisa dilihat berdasarkan beberapa faktor, seperti pengadaan barang, sifat penggunaan, dan waktu pengadaan. 

Berdasarkan pengadaan barang, pengadaan obat dibedakan menjadi 3, yaitu: 

  • Pengadaan bahan dan makanan;
  • Pengadaan barang dan farmasi;
  • Pengadaan barang dan logistik.

Berdasarkan sifat penggunaannya, pengadaan obat dibedakan menjadi:

  • Bahan pembantu, seperti bahan antibiotika yang dibutuhkan untuk membuat salep;
  • Bahan baku, seperti Saccharum lactis yang digunakan untuk membuat racikan puyer;
  • Bahan jadi, seperti cairan infus;
  • Komponen jadi, seperti kapsul gelatin.

Berdasarkan waktu pengadaan, pengadaan obat terbagi menjadi:

  • Pembelian terjadwal (schedule purchasing), pembelian yang dilakukan dengan selang waktu tertentu, seperti 1 bulan  3 bulan, atau 6 bulan;
  • Pembelian tiap bulan, pembelian yang dilakukan setiap saat ketika stok obat sudah kurang;
  • Pembelian tahunan, pembelian obat yang dilakukan dengan selang waktu satu tahun.

Demikian alur pengadaan obat di rumah sakit yang dapat dilakukan. Disamping itu, Anda juga sebaiknya Mengenal Jenis Surat Pesanan Obat untuk Pengadaan Obat dari PBF. Pastikan untuk memilih supplier obat yang sudah tepercaya, seperti Mandira

Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit. Mandira Distra Abadi bekerja sama dengan perusahaan produsen obat kenamaan, kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat dari prinsipal kami. Kami menerima pengiriman ke seluruh Indonesia.

Hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia dan dapatkan penawaran terbaik. Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman blog kami.