Pengadaan obat untuk masyarakat memiliki standar dan prosedur yang cukup rumit. Masyarakat mungkin berpikir bahwa pengadaan berbagai obat-obatan aktivitasnya hampir sama dengan jual beli di toko obat.
Di artikel ini Anda akan belajar definisi pengadaan obat, alur SOP end-to-end, perbedaan sistem pengadaan di rumah sakit dan apotek, faktor yang paling memengaruhi, serta checklist praktis yang bisa langsung Anda pakai.
Memahami Apa Itu Pengadaan Obat
Memahami alur standar dan prosedur pengadaan berbagai obat berarti harus memahami arti pengadaan itu sendiri. Pengadaan merupakan suatu proses penyediaan produk pada suatu tempat. Berarti pengadaan berbagai obat berarti penyediaan produk obat di suatu tempat.
Biasanya, tempat yang tersedia obat-obatan adalah apotek, rumah sakit, klinik, instansi kesehatan dan lain-lain. Tujuan adanya pengadaan adalah agar terhindar dari kosongnya stok yang ada pada konsumen. Jadi, proses pengadaan ini penting sekali agar dapat tepat sasaran dan efektif.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengadaan Obat
Setiap pengadaan suatu produk tentu memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) masing-masing. SOP ini menjaga agar kualitas produk serta layanan semakin baik dan efisien. Di dalam pengadaan berbagai obat-obatan, terdapat SOP berupa dasar hukum yang harus ditaati, yaitu:
- UU Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan.
- Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pedagang Besar Farmasi dan Alat Kesehatan
Selain itu, SOP juga dapat dibentuk oleh lembaga Pedagang Farmasi Besar yang menjadi distributor obat-obatan. Misal, SOP tentang adanya perjanjian kontrak antar pihak yang terkait, perencanaan obat dan sebagainya.
Tujuan dan ruang lingkup SOP pengadaan obat
Tujuan SOP pengadaan obat biasanya mencakup:
- Menjamin ketersediaan obat sesuai kebutuhan layanan
- Memastikan obat diperoleh melalui jalur resmi
- Menjamin kualitas saat penerimaan (batch, ED, kondisi, suhu bila perlu)
- Menjaga dokumen agar mudah dilacak saat ada retur, keluhan, atau penarikan
Ruang lingkup SOP idealnya mencakup: perencanaan, pemilihan pemasok, pemesanan, penerimaan, penyimpanan awal, pembayaran, sampai evaluasi pemasok.
Dasar regulasi dan standar yang relevan
Rujukan yang umum dipakai untuk standar pengelolaan sediaan farmasi:
- Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit: Permenkes 72 Tahun 2016 (BPK Regulations)
- Standar pelayanan kefarmasian di apotek: Permenkes 73 Tahun 2016 (Farmalkes)
Untuk konteks pengadaan pemerintah, rujukan umum pengadaan barang/jasa pemerintah adalah Perpres 16 Tahun 2018 yang sudah mengalami perubahan, termasuk informasi perubahan kedua melalui Perpres 46 Tahun 2025 (sesuai JDIH LKPP).
Untuk mutu distribusi yang terkait pengadaan dan penyaluran obat, CDOB relevan karena prinsipnya mencakup aspek pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran termasuk pengembalian.
Prinsip mutu pengadaan: jalur resmi dan CDOB
Pengadaan obat yang efektif bukan hanya soal harga. Anda perlu memastikan:
- Pemasok legal dan bisa dipertanggungjawabkan
- Dokumen pengadaan rapi
- Penerimaan barang punya checklist mutu
Ketertelusuran batch dan tanggal kedaluwarsa berjalan
Prinsip-prinsip ini selaras dengan CDOB yang menekankan mutu dan integritas obat sepanjang rantai distribusi.
Bagaimana Sistem Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Telah disebutkan sebelumnya jika pengadaan berbagai obat-obatan tidak semudah jual beli di pasar, karena ada prosedur yang harus ditaati. Maka, beginilah sistem pengadaan berbagai obat di rumah sakit, antara lain:
- Ada proses pembuatan perencanaan obat yang dibutuhkan.
- Rumah sakit memilih supplier terpercaya.
- Melakukan pemesanan obat sesuai dengan ketentuan Pedagang Besar Farmasi setelah daftar obat-obatan sudah dibuat.
- Setelah produk obat sampai, cek kebenaran pesanan.
- Melakukan penyimpanan obat dengan benar sesuai SOP rumah sakit.
- Obat yang kadaluarsa wajib dimusnahkan.
- Untuk mengorganisir jumlah stok obat, harus ada pengendalian obat.
- Buat laporan data obat-obatan yang keluar dan masuk rumah sakit.
Peran IFRS, formularium, dan tim terkait
Umumnya instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) mengelola pengadaan berdasarkan perencanaan kebutuhan, data pemakaian, dan kebijakan internal seperti formularium serta keputusan tim terkait.
Banyak rumah sakit memakai pedoman perencanaan kebutuhan dan pengendalian persediaan sebagai acuan kerja agar pembelian dan stok lebih terukur.
Alur ringkas pengadaan obat di rumah sakit
Berikut alur ringkas yang biasanya ada:
- Perencanaan kebutuhan obat
- Pemilihan pemasok melalui mekanisme yang berlaku di rumah sakit
- Pemesanan sesuai ketentuan internal
- Penerimaan dan pemeriksaan kesesuaian pesanan
- Penyimpanan sesuai SOP rumah sakit
- Pengendalian stok dan administrasi (keluar-masuk)
- Penanganan kedaluwarsa, pemusnahan, atau penarikan bila terjadi
Dokumen yang umum dipakai di rumah sakit
Dokumen yang sering muncul dalam praktik:
- Rencana kebutuhan obat
- Dokumen pemesanan (PO/kontrak sesuai kebijakan)
- Dokumen penerimaan (pemeriksaan fisik dan dokumen)
- Faktur dan dokumen pembayaran
- Catatan batch dan ED untuk ketertelusuran
Bagaimana Sistem Pengadaan Obat di Apotek
Pengadaan melalui jalur resmi dan peran PBF
Untuk menjaga kualitas pelayanan kefarmasian, pengadaan sediaan farmasi di apotek perlu melalui jalur resmi sesuai ketentuan.
Di praktiknya, apotek biasanya melakukan pengadaan ke pedagang besar farmasi (PBF) yang memasok obat dengan dokumen yang benar.
Surat pesanan (SP) pengadaan obat: isi dan syarat umum
Salah satu dokumen penting pengadaan obat di apotek adalah surat pesanan (SP). Praktik umum SP antara lain:
- Dibuat asli dan rangkap untuk pemasok dan arsip
- Ditandatangani apoteker penanggung jawab, dilengkapi identitas yang dibutuhkan
- Memuat identitas sarana apotek, alamat, dan pemasok yang dituju
Kontrol stok yang memicu pengadaan (min–max, ROP, FEFO)
Agar pengadaan tepat, apotek perlu pemicu yang jelas, misalnya:
- Stok minimum dan stok maksimum
- Reorder point (titik pesan ulang)
- Penerapan FEFO agar item yang ED lebih dekat diprioritaskan keluar lebih dulu
Bagian ini membantu mencegah stockout dan menekan kerugian karena kedaluwarsa.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengadaan Obat
Jika Anda sudah memahami dasar alur pengadaan obat-obatan di rumah sakit maupun di apotek. Anda juga wajib memahami faktor yang mempengaruhi pengadaan berbagai obat berikut ini:
Legalitas pemasok, ketertelusuran batch, dan dukungan retur
Tambahkan faktor evaluasi pemasok:
- Legalitas dan kepatuhan mutu (termasuk praktik CDOB bila relevan)
- Kelengkapan dokumen (surat jalan, faktur, info batch dan ED)
- Mekanisme retur dan penanganan keluhan
Prinsip ketertelusuran ini sejalan dengan pendekatan CDOB.
Kebutuhan penyimpanan khusus (contoh: rantai dingin)
Sebagian obat memerlukan pengendalian suhu. Ini memengaruhi cara pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan awal. Contoh checklist penerimaan rantai dingin biasanya mencakup pemeriksaan nama produk, jumlah, kondisi, nomor bets, ED, dan alat pemantauan suhu.
Langkah-Langkah Pengadaan Obat di Apotek
Pengadaan obat yang tepat akan membantu operasional apotek berjalan lancar dan kebutuhan masyarakat terpenuhi dengan baik. Supaya lebih jelas, berikut ini akan dirangkum langkah-langkah pengadaan obat dalam 3 tahap.
Pemilihan pemasok, surat pesanan, dan proses pemesanan
Bagian “Perjanjian kontrak dan proses pemesanan” sebaiknya ditulis lebih operasional.
Langkah yang disarankan:
- Tentukan pemasok (biasanya PBF) yang memenuhi kebutuhan item dan jadwal pengiriman
- Buat surat pesanan (SP) sesuai ketentuan internal apotek
- Kirim SP atau PO, lalu konfirmasi ketersediaan, batch, dan estimasi pengiriman
- Catat kesepakatan: harga, lead time, dan kebijakan retur bila ada
Penerimaan, pemeriksaan, dan pencatatan
Bagian “Distribusi obat” di artikel lama sebaiknya diganti karena distribusi ke pasien bukan inti proses pengadaan.
Saat barang datang, lakukan:
- Cocokkan dokumen dan fisik: nama item, jumlah, batch, ED
- Periksa kondisi kemasan dan persyaratan khusus (misalnya suhu untuk produk rantai dingin)
- Buat catatan penerimaan dan update kartu stok atau sistem
Kontrol penerimaan seperti ini selaras dengan praktik mutu distribusi yang menekankan ketelitian pada bets/batch dan ED.
Penyimpanan dan penataan FEFO setelah barang diterima
Setelah pencatatan:
- Simpan sesuai ketentuan penyimpanan
- Atur rak dengan label batch dan ED
- Terapkan FEFO, pisahkan area near-expiry bila perlu
Ini mengurangi risiko kedaluwarsa dan mempermudah audit.
Pembayaran dan evaluasi pemasok
Tahap akhir yang sering hilang dari artikel SEO:
- Pastikan faktur sesuai pesanan dan penerimaan
- Catat performa pemasok: ketepatan waktu, kelengkapan barang, dan kesesuaian dokumen
- Gunakan evaluasi ini untuk keputusan pengadaan berikutnya
Mengapa Pengadaan Obat yang Efisien Sangat Penting bagi Layanan Kesehatan?
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa pengadaan berbagai obat yang efektif dan efisien baik di rumah sakit maupun apotek sangat penting. Hal ini berkaitan dengan layanan kesehatan masyarakat yang harus tepat waktu.
Terlebih dalam aspek konsumsi obat-obatan yang biasanya untuk menyembuhkan penyakit. Orang yang sakit tidak bisa menunggu, karena dapat berisiko sakitnya tambah parah. Itulah mengapa pengadaan berbagai obat harus efisien.
Risiko yang dicegah: stockout, kedaluwarsa, dan biaya
Pengadaan yang buruk biasanya memicu:
- Stockout pada item penting
- Penumpukan slow moving yang berujung kedaluwarsa
- Biaya operasional naik karena pembelian darurat dan pengiriman cepat
KPI sederhana untuk menilai pengadaan
Agar pengadaan bisa diukur, Anda bisa mulai dari KPI sederhana:
- Persentase stockout per bulan
- Nilai obat kedaluwarsa per bulan
- Lead time rata-rata pemasok
- Frekuensi pembelian darurat
Checklist SOP Pengadaan Obat yang Efektif (Siap Pakai)
- Ada stok minimum, stok maksimum, dan titik pesan ulang
- Pengadaan melalui pemasok resmi, dokumen lengkap
- SP/PO tersimpan rapi dan mudah ditelusuri
- Ada checklist penerimaan: nama item, jumlah, batch, ED, kondisi, suhu bila perlu
- Update stok dilakukan di hari yang sama saat barang diterima
- FEFO berjalan di rak dan di sistem
- Ada mekanisme retur dan penanganan keluhan
- Ada evaluasi pemasok minimal tiap 3 bulan
Oleh karena itu, Anda dapat mengandalkan PT Mandira Distra Abadi sebagai distributor obat-obatan yang efektif dan tepat waktu. Anda dapat hubungi kami segera untuk memenuhi stok pengadaan berbagai jenis produk obat. Dukung kebutuhan obat rumah sakit dan apotek Anda dengan memilih supplier terbaik.