...

Cara Hitung HPP Obat di Apotek dan Menentukan Harga Jual

Cara menghitung HPP obat itu inti dari “apakah apotek Anda untung atau bocor pelan-pelan”. HPP (harga pokok penjualan) membantu Anda tahu biaya barang yang benar-benar terjual dalam satu periode. 

Dari HPP, Anda bisa menetapkan harga jual yang masuk akal, memantau margin apotek, dan memperbaiki pola belanja supaya tidak banyak deadstock.

Apa itu HPP dan Kenapa Penting untuk Apotek?

HPP untuk kontrol margin dan keputusan belanja

HPP adalah biaya barang yang terjual dalam periode tertentu. Di laporan laba rugi, HPP dipakai untuk menghitung laba kotor (penjualan dikurangi HPP). Kalau HPP Anda meleset, margin terlihat bagus di kas, tapi sebenarnya angka laba rugi bisa salah.

Kalau Anda ingin menguatkan pencatatan, mulai dari alurnya dulu. Artikel Mandira tentang laporan keuangan apotek membantu Anda memahami posisi HPP di laporan laba rugi dan kenapa akurasi persediaan penting.

Data yang Anda Butuhkan sebelum Menghitung HPP

Persediaan awal, pembelian bersih, persediaan akhir

Untuk rumus HPP paling dasar, Anda perlu 3 data ini:

  • Persediaan awal

Nilai stok obat di awal periode (misalnya awal bulan).

  • Pembelian bersih

Total pembelian obat selama periode, yang sudah disesuaikan dengan retur pembelian dan potongan pembelian. Banyak praktik juga memasukkan ongkos angkut pembelian sebagai bagian pembelian bersih.

  • Persediaan akhir

Nilai stok obat di akhir periode (misalnya akhir bulan). Data ini idealnya berasal dari stock opname yang rapi, bukan perkiraan.

Kalau stock opname Anda belum rapi, mulai perbaiki dulu dari prosedurnya. Mandira membahas pentingnya stock opname untuk mencocokkan stok fisik dan data kartu stok/sistem.

Biaya yang sering “lupa” masuk perhitungan (ongkir, kerusakan, kedaluwarsa)

Yang sering membuat HPP apotek “terasa rendah tapi bohong” biasanya ini:

  • Ongkir/biaya transport dari pemasok ke apotek (kalau Anda yang menanggung).
  • Kerusakan saat penyimpanan (misalnya botol pecah, kemasan rusak berat).
  • Kedaluwarsa dan deadstock yang akhirnya tidak bisa dijual.

Deadstock itu bukan sekadar stok yang lama, tetapi stok yang akhirnya tidak bisa lagi dijual. Ini langsung menekan margin dan membuat HPP “seolah kecil” padahal uangnya sudah keluar.

Rumus HPP paling Sederhana (yang Umum Dipakai)

Rumus HPP dan penjelasan setiap komponennya

Rumus HPP sederhana untuk usaha dagang (termasuk apotek ritel) biasanya seperti ini:

HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih – Persediaan Akhir

Penjelasan singkat:

  • Persediaan awal: stok yang Anda punya di awal periode.
  • Pembelian bersih: pembelian selama periode (sering dihitung sebagai pembelian + ongkos angkut pembelian – retur pembelian – potongan pembelian).
  • Persediaan akhir: stok yang masih tersisa di akhir periode.

Namun, perlu diingat bahwa setiap apotek memiliki rumus dan metode masing-masing, disesuaikan dengan kebutuhan. Rumus di atas hanyalah sebagai contoh yang paling umum dan sederhana.

Kesalahan umum saat menghitung (stok opname tidak rapi, retur tidak dicatat)

Kesalahan yang paling sering:

  • Persediaan akhir tidak berdasarkan stock opname. Hasilnya HPP bisa “cantik” tapi tidak nyata.
  • Retur pembelian tidak dicatat. Anda merasa beli banyak, padahal sebagian sudah dikembalikan.
  • Barang rusak dan kedaluwarsa tidak dikeluarkan dari stok sistem. Ini bikin persediaan akhir terlihat besar, HPP terlihat kecil, padahal itu stok yang tidak bisa dijual.
  • Harga beli berubah, tapi Anda tidak punya aturan yang konsisten untuk menghitung nilai persediaan (misalnya pakai rata-rata bergerak). Ini sering terjadi pada item fast-moving.

Dari HPP ke harga jual: cara menentukan margin yang realistis

Bedakan strategi untuk item fast-moving vs slow-moving

Banyak apotek menerapkan strategi margin berbeda berdasarkan karakter item:

  • Item fast-moving
    1. Fokus pada perputaran dan ketersediaan.
    2. Margin bisa lebih tipis, tapi volume tinggi.
    3. Pastikan HPP per item akurat dan stok tidak sering kosong.
  1. Item slow-moving
    1. Risiko deadstock lebih besar.
    2. Margin biasanya perlu lebih aman, tetapi jangan terlalu tinggi sampai tidak laku.
    3. Batasi pembelian dan perketat reorder point.

Untuk memahami cara mengolah harga dasar di apotek, Anda bisa juga pahami konsep HNA (Harga Netto Apotek) sebagai salah satu unsur dalam penetapan harga jual.

Cara memantau margin tanpa membuat sistem rumit

Cara sederhana yang bisa langsung dipakai:

  • Tentukan “aturan margin” per kategori (misalnya OTC cepat, obat resep rutin, slow-moving, alat kesehatan tertentu).
  • Review margin minimal 1 kali sebulan dengan 2 angka ini:
    • Penjualan bersih per kategori
    • HPP per kategori

Kalau margin turun, cari penyebabnya dulu: harga beli naik, banyak retur, banyak expired, atau diskon tidak terkendali.

Cara Menurunkan HPP Tanpa Mengorbankan Layanan

Kurangi deadstock dan kedaluwarsa lewat pola order dan FEFO

Tiga langkah praktis:

  • Kurangi pembelian “sekalian banyak” untuk item yang tidak punya riwayat laku.
  • Terapkan FEFO di rak (yang ED paling dekat keluar lebih dulu).
  • Buat laporan near-expiry mingguan atau bulanan. Dorong penjualan lebih cepat sebelum ED kritis.

Gunakan data penjualan untuk perencanaan belanja

Yang paling efektif biasanya sederhana:

  • Ambil data penjualan 30–90 hari terakhir.
  • Tentukan item fast-moving dan item bermasalah.
  • Sesuaikan reorder point dan batas pembelian per item.
  • Kunci prosesnya dengan stock opname rutin supaya persediaan akhir valid.

Bagaimana Mandira Membantu Efisiensi Pengadaan Apotek

Kestabilan pasokan, ritme pengiriman, dan dukungan dokumen transaksi

Efisiensi HPP bukan cuma soal hitung-hitungan. Pengadaan yang rapi juga penting, karena dokumen pembelian, retur, dan ketepatan barang yang datang akan memengaruhi pembelian bersih dan persediaan Anda.

Jika Anda butuh diskusi pengadaan dan dokumen transaksi untuk kebutuhan apotek, hubungi Mandira lebih lanjut melalui laman Kontak

Jika ingin melihat prinsipal yang didistribusikan, Anda bisa melihatnya melalui laman Prinsipal Mandira

Jika butuh materi edukasi operasional apotek lebih banyak, silakan mengunjungi laman Tips Kesehatan Mandira.

FAQ HPP Obat di Apotek

HPP bedanya apa dengan harga beli?

Harga beli adalah biaya per item saat Anda membeli dari pemasok.

HPP adalah biaya barang yang benar-benar terjual dalam satu periode, dihitung dari persediaan awal, pembelian bersih, dan persediaan akhir. Jadi HPP bersifat “periode”, bukan “per transaksi”.

Seberapa sering HPP perlu dihitung?

Paling praktis:

  • Bulanan untuk kontrol margin dan keputusan belanja.
  • Mingguan kalau apotek Anda volume tinggi dan harga beli sering berubah, supaya koreksi lebih cepat.

Kuncinya, persediaan akhir harus masuk akal dan didukung stock opname yang disiplin.

SLA Pengadaan Obat: KPI, Contoh Struktur, dan Checklist

SLA pengadaan obat adalah kesepakatan tertulis yang bikin standar layanan jadi jelas dan terukur. Bukan cuma “kirim cepat”, tapi ada angka KPI, cara ukur, format laporan, sampai langkah eskalasi kalau ada masalah. 

Ini penting karena pengadaan obat menyangkut ketersediaan layanan, arus kas, dan risiko stok kosong.

Apa itu SLA dan Kenapa Penting untuk Pengadaan Obat?

SLA atau service level agreement dalam logistik adalah perjanjian terperinci antara penyedia layanan dan klien untuk menetapkan standar layanan yang spesifik dan terukur, termasuk cara mengukur kinerja dan konsekuensi jika target tidak tercapai.

Masalah yang biasanya terjadi tanpa SLA (lead time meleset, stok kosong, retur lambat)

Tanpa SLA, biasanya yang kejadian itu:

  1. Lead time meleset

Anda sudah buat rencana stok, tapi barang datang lewat dari yang dibutuhkan. Akhirnya muncul defecta dan pasien pindah ke tempat lain. Kalau Anda ingin memahami lead time dari sisi apotek, Anda bisa baca panduan lead time obat dari Mandira. 

  1. Stok kosong untuk item yang harusnya rutin

Yang paling terasa di klinik dan RS. Saat item “wajib tersedia” kosong, layanan ikut terganggu.

  1. Retur dan klaim berjalan lambat

Barang rusak, salah kirim, atau near-expiry butuh proses cepat. Kalau SLA tidak mengatur respons dan timeline klaim, prosesnya sering menggantung.

KPI yang Paling Relevan untuk Pengadaan Obat (yang Bisa Diukur)

Catatan praktis: pilih KPI yang benar-benar bisa Anda ambil datanya dari sistem apotek/RS dan bukti dokumen pengiriman. Jangan kebanyakan KPI di awal.

On-time delivery (OTD)

OTD mengukur persentase pesanan yang datang sesuai tanggal janji.

Cara ukur paling sederhana:

  • Hitung jumlah order yang tiba “on time”
  • Bagi dengan total order dalam periode
  • Jadikan persen

On-time in full (OTIF)

OTIF mengukur persentase pesanan yang datang tepat waktu dan lengkap.

Rumus yang sering dipakai:

OTIF = (jumlah order yang on time dan in full / total order) x 100

Bedanya dengan OTD:

  • OTD fokus waktu saja
  • OTIF fokus waktu dan kelengkapan

Fill rate (tingkat pemenuhan pesanan)

Fill rate sering dipakai untuk menilai “seberapa sering pesanan bisa dipenuhi”.

Ada dua cara definisi yang sering muncul di praktik:

Order-based fill rate

Mengukur pesanan yang berhasil dipenuhi dibanding total pesanan.

Fill rate = (order terkirim / order diterima) x 100

 

Demand-based fill rate

Mengukur permintaan yang terpenuhi dari stok yang ada, tanpa backorder.

Fill rate = (permintaan terpenuhi dari stok / total permintaan) x 100

Saran untuk pengadaan obat:

  • Kalau Anda ingin melihat performa pengiriman, pakai versi order-based.
  • Kalau Anda ingin melihat dampak stok dan backorder, pakai versi demand-based.

Order accuracy (akurasi item, batch, kuantitas)

Order accuracy menilai ketepatan isi kiriman, bukan cuma “sudah sampai”.

Biasanya dicek dari penerimaan barang:

  • Item benar
  • Batch benar
  • ED sesuai kebijakan penerimaan
  • Kuantitas benar
  • Dokumen (faktur/surat jalan) cocok

Untuk obat, order accuracy itu krusial karena salah batch atau salah ED bisa bikin retur dan menghentikan layanan.

Waktu respons keluhan dan waktu penyelesaian klaim

Dua KPI yang sering dipakai:

  • Response time: berapa lama PBF merespons keluhan sejak Anda melapor
  • Resolution time: berapa lama sampai klaim selesai (penggantian barang, credit note, atau solusi lain)

Contoh format laporan KPI bulanan (ringkas)

Periode: ____________

Total order: ____________

 

  1. OTD: ____% (___ on time / ___ total)
  2. OTIF: ____% (___ on time & in full / ___ total)
  3. Fill rate (order-based): ____% (___ terkirim / ___ diterima)
  4. Order accuracy: ____% (___ order akurat / ___ order diperiksa)
  5. Response time keluhan (median): ___ jam / hari
  6. Resolution time klaim (median): ___ hari

Top 3 penyebab gagal OTIF bulan ini:

– ____________

– ____________

– ____________

Struktur SLA yang Disarankan (pas untuk apotek/RS/klinik)

Ruang lingkup produk dan jam operasional layanan

Tulis jelas:

  • Jenis produk yang masuk SLA (misalnya obat rutin, injeksi, cold chain jika ada)
  • Jam operasional order dan layanan customer service
  • Area layanan dan titik serah terima

Cut-off order dan standar lead time per wilayah

Bagian ini sering menentukan berhasil atau tidaknya SLA.

Minimal memuat:

  • Cut-off order harian (jam berapa order dianggap masuk hari yang sama)
  • Lead time standar per wilayah (misalnya Jabodetabek vs luar kota)
  • Kondisi pengecualian (libur nasional, cuaca ekstrem, akses area terbatas)

Standar penerimaan barang (cek batch, kemasan, ED, dokumen)

Tentukan standar penerimaan yang sama dari dua pihak, misalnya:

  • Pengecekan fisik: kemasan utuh, segel aman, label terbaca
  • Pengecekan batch dan ED
  • Pengecekan dokumen: faktur, surat jalan, item dan qty harus cocok
  • Aturan jika ada selisih: ditolak, diterima sebagian, atau dibuat berita acara

Proses retur, recall, dan produk rusak

SLA yang rapi selalu punya bagian ini:

  • Kategori retur (rusak, salah kirim, near-expiry sesuai kebijakan)
  • Timeline pengajuan, verifikasi, dan penjemputan
  • Opsi penyelesaian (penggantian barang atau credit note)
  • Alur khusus untuk recall (jalur komunikasi dan bukti yang harus disimpan)

Mekanisme eskalasi (PIC, jalur komunikasi, bukti)

Tuliskan:

  • PIC utama dan PIC cadangan dari kedua pihak
  • Kanal komunikasi yang sah (misalnya email resmi + WA grup operasional)
  • Bukti minimum untuk eskalasi (foto, video unboxing, dokumen, kronologi)
  • Batas waktu eskalasi sebelum naik level (misalnya ke kepala gudang atau manajer area)

Checklist Negosiasi SLA

Data yang perlu disiapkan faskes sebelum diskusi SLA

Siapkan data ini dulu, biar negosiasi tidak jadi debat rasa-rasa:

  • Volume order per minggu/bulan dan pola hari sibuk
  • Top 50 item fast-moving dan item kritikal layanan
  • Riwayat masalah 3 bulan terakhir (telat, salah kirim, retur, backorder)
  • Target stok minimum, termasuk item yang tidak boleh kosong
  • Batas penerimaan ED minimum versi fasilitas Anda

Pertanyaan penting untuk PBF (tanpa menyebut merek lain)

Tanyakan langsung dan minta jawaban tertulis di SLA:

  • Cut-off order jam berapa untuk dikirim hari yang sama?
  • Lead time standar per wilayah, dan kapan dianggap “telat” 
  • Definisi OTIF yang dipakai apa, dihitung dari dokumen mana?
  • Kalau item kosong, skemanya backorder atau substitusi? Siapa yang approve?
  • Standar penerimaan barang seperti apa yang dianggap “valid”?
  • Klaim rusak saat kirim, bukti minimal apa, selesai maksimal berapa hari?
  • Mekanisme retur dan bentuk penyelesaian (pengganti atau credit note) seperti apa?

Bagaimana Mandira Mendukung SLA Pengadaan Obat

Praktik pelaporan, koordinasi pengiriman, dan dukungan dokumen

SLA akan lebih mudah dijalankan kalau alur pengadaan jelas dari awal.

Mandira membahas alur pengadaan dari PBF yang aman, termasuk tahapan pemesanan, penerimaan barang, penyimpanan dengan FEFO, sampai pengiriman dan penagihan. 

Untuk melihat cakupan produk dari sisi prinsipal dan kebutuhan pengadaan, Anda bisa rujuk halaman Prinsipal

FAQ SLA Pengadaan Obat

SLA bedanya apa dengan kontrak kerja sama biasa?

Kontrak kerja sama biasanya mengatur hubungan bisnis secara umum.

SLA fokus ke kualitas layanan operasional yang terukur. Isinya KPI, target, cara ukur, cara lapor, dan apa yang dilakukan kalau target tidak tercapai.

KPI mana yang wajib untuk tahap awal?

Kalau baru mulai, biasanya cukup 4 ini dulu:

  1. OTD atau OTIF (pilih salah satu dulu, atau langsung OTIF jika data Anda siap)
  2. Fill rate (pilih definisi yang Anda sepakati dari awal)
  3. Order accuracy
  4. Response time keluhan

Pengadaan Obat di Indonesia dengan Mandira Distra Abadi

Kalau tujuan Anda adalah pengadaan yang stabil dan bisa dipantau, mulai dari SLA yang sederhana tapi tegas. Kuncinya ada di definisi KPI yang sama, bukti dokumen yang disepakati, dan ritme evaluasi bulanan.

Hubungi Mandira Distra Abadi, distributor obat farmasi berpengalaman di Indonesia untuk kerja sama melalui laman Kontak.

Fornas dan e-Fornas: Cara Cek dan Dampaknya ke Pengadaan

Formularium Nasional (Fornas) adalah daftar obat terpilih yang dipakai sebagai acuan penulisan resep dalam program jaminan kesehatan. 

Fornas juga dipakai faskes untuk merencanakan pengadaan obat, supaya mutu dan biaya pengobatan lebih terkontrol. 

Anda bisa cek daftar obat Fornas secara online lewat e-Fornas, lalu jadikan hasilnya dasar prioritas belanja dan manajemen stok. 

Apa itu Formularium Nasional (Fornas)?

Definisi Fornas dan fungsinya di layanan kesehatan

Di dokumen keputusan Menteri Kesehatan, Fornas didefinisikan sebagai daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan digunakan sebagai acuan penulisan resep pada pelaksanaan pelayanan kesehatan dalam penyelenggaraan program jaminan kesehatan.  

Kemenkes juga menjelaskan manfaat Fornas, antara lain sebagai acuan penggunaan obat dalam JKN, mendorong penggunaan obat rasional, mengendalikan mutu dan biaya pengobatan, serta memudahkan perencanaan dan penyediaan obat.  

Hubungan Fornas dengan penulisan resep dan layanan JKN

Dalam praktik layanan JKN (sering disebut “Fornas BPJS”), Fornas menjadi rujukan utama fasilitas kesehatan saat menyusun terapi dan meresepkan obat.

Penting: “obat Fornas” tidak berarti otomatis bisa dipakai untuk semua kondisi tanpa batas. Di daftar Fornas, ada informasi restriksi penggunaan, level fasilitas yang boleh meresepkan, dan batas maksimal tertentu.

Cara Cek Obat di e-Fornas (Langkah Praktis)

Cara mencari berdasarkan nama obat atau kelas terapi

Cara cek Fornas yang paling praktis:

  1. Buka situs e-Fornas
  2. Masuk ke menu “Daftar Obat Fornas”.
  3. Gunakan kolom “Cari obat” untuk mengetik nama obat (umumnya nama generik).
  4. Anda juga bisa pakai filter huruf A–Z yang tersedia di halaman daftar obat.  

Cara membaca hasil pencarian (bentuk, kekuatan, catatan)

Saat Anda menemukan obatnya, biasakan membaca sampai detail, karena Fornas disusun per kelas terapi dan memuat:

  • Nama generik
  • Sediaan dan kekuatan (misalnya tablet 500 mg, injeksi, dan seterusnya)
  • Restriksi penggunaan
  • Fasilitas kesehatan peresepan (tingkat layanan)
  • Batas maksimal (jika ada)

Checklist cepat sebelum memesan (nama, kekuatan, bentuk, ketersediaan)

Sebelum membuat pesanan ke PBF, cek cepat ini:

  • Nama generik tepat (hindari salah item)
  • Kekuatan tepat (mg/mL, mg, IU, dan lainnya)
  • Bentuk sediaan tepat (tablet, kapsul, injeksi, sirup)
  • Catatan restriksi dan level peresepan sesuai profil faskes Anda
  • Ketersediaan stok dan lead time pengiriman dari PBF

Untuk memperkuat sisi operasional, Anda bisa baca:

Dampak Fornas ke Pengadaan dan Manajemen Stok

Menentukan prioritas item fast-moving dan item wajib layanan

Fornas membantu Anda “mengunci” daftar prioritas:

  • Item fast-moving untuk kasus paling sering di layanan Anda
  • Item wajib layanan yang sering dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan JKN

Ini selaras dengan tujuan Fornas untuk memudahkan perencanaan dan penyediaan obat.

Mengurangi kekosongan stok karena item “wajib tersedia”

Jika Anda menjadikan daftar Fornas sebagai dasar belanja, Anda biasanya lebih mudah:

  • Menentukan item yang harus selalu tersedia
  • Menyusun reorder point untuk item kritikal
  • Mengurangi risiko stok kosong untuk item yang sering diresepkan

Untuk konteks apotek yang melayani JKN, Anda bisa baca Apotek BPJS Online: Cara Akses dan Manfaatnya untuk Pasien

Jika Obat Tidak Ada di Fornas, Apa yang Bisa Dilakukan?

Prinsip penggunaan obat di luar Fornas secara terbatas (sesuai kebijakan)

Di keputusan Menteri Kesehatan, disebutkan bahwa jika obat yang dibutuhkan tidak tercantum dalam Fornas, dapat digunakan obat lain secara terbatas berdasarkan persetujuan Kepala atau Direktur Rumah Sakit setempat.  

Catatan praktik:

  • Ini biasanya relevan untuk layanan rumah sakit.
  • Untuk apotek, ikuti kebijakan internal faskes dan rujuk tenaga medis penanggung jawab.

Praktik internal: alur persetujuan, dokumentasi, dan evaluasi penggunaan

Agar rapi dan aman saat perlu obat di luar Fornas:

  • Buat alur persetujuan tertulis (siapa yang menyetujui, kapan, dengan dasar apa)
  • Simpan dokumentasi klinis dan administratif (termasuk alasan pemilihan)
  • Review pemakaian per periode, supaya tidak “kebablasan” dan tetap efisien

SOP Ringkas: Mengubah Fornas menjadi Daftar Belanja (Procurement List)

Pemetaan Fornas ke katalog internal apotek/RS

Langkah ringkas yang bisa langsung dipakai:

  1. Ekspor atau catat item Fornas yang paling relevan untuk layanan Anda.
  2. Petakan ke katalog internal: kode item, nama generik, kekuatan, bentuk, supplier/PBF, dan harga acuan internal.
  3. Tandai:
    1. Wajib tersedia
    2. Fast-moving
    3. High-risk stockout (kalau kosong, layanan terganggu)
  4. Pasang batas stok minimum dan maksimum per item.

Frekuensi review daftar (bulanan/kuartalan)

  • Bulanan: untuk menyesuaikan dengan pola resep dan data pemakaian.
  • Kuartalan: untuk evaluasi lebih besar, termasuk item yang sering kosong, atau item yang jarang bergerak.

Peran PBF dalam Menjaga Ketersediaan Obat sesuai Kebutuhan Faskes

Parameter kerja sama yang perlu disepakati (lead time, retur, pelaporan)

Saat Anda bekerja sama dengan PBF, sepakati dari awal:

  • Lead time pengiriman untuk item prioritas
  • Mekanisme konfirmasi stok dan backorder
  • Mekanisme retur (misalnya near-expiry sesuai kebijakan)
  • Ritme pelaporan pemakaian atau fast-moving untuk perbaikan perencanaan

FAQ seputar Fornas dan e-Fornas

Apakah semua obat ditanggung kalau ada di Fornas?

Fornas adalah acuan penulisan resep dalam program jaminan kesehatan, tetapi di Fornas juga ada restriksi penggunaan, level faskes yang boleh meresepkan, dan batas maksimal untuk item tertentu. 

Jadi, rujuk detailnya, bukan hanya “ada atau tidak ada”.  

Apakah Fornas sama dengan formularium RS?

Tidak selalu sama. Fornas adalah daftar nasional untuk acuan program jaminan kesehatan. 

Rumah sakit bisa punya formularium internal sendiri, tetapi biasanya menyelaraskan dengan Fornas karena menyangkut layanan JKN. 

Bagaimana cara mencegah stok kosong untuk item Fornas?

Tiga langkah praktis:

  1. Jadikan item Fornas prioritas sebagai “wajib tersedia”
  2. Pantau pemakaian dan buat reorder point berbasis data
  3. Sepakati lead time dan konfirmasi stok dengan PBF lebih awal, terutama untuk item fast-moving 

PBF di Indonesia Terpecaya: Mandira Distra Abadi

Jika Anda perlu dukungan pengadaan obat untuk kebutuhan apotek, klinik, atau rumah sakit, Mandira Distra Abadi melayani pengadaan melalui jalur PBF resmi.

Anda bisa lanjut baca dan pakai sebagai panduan operasional:

Interaksi Obat: Kombinasi yang Perlu Dihindari dan Alasannya

Tidak semua obat aman diminum bersamaan. Kombinasi tertentu bisa membuat obat kurang efektif, memicu efek samping, atau meningkatkan risiko yang serius, termasuk perdarahan. Interaksi bisa terjadi antara obat dengan obat, obat dengan makanan atau minuman, dan obat dengan suplemen.

Supaya lebih aman, Anda perlu tahu contoh kombinasi yang sering bermasalah, tanda bahaya yang perlu diwaspadai, dan langkah sederhana untuk mengurangi risiko.

Mengapa Ada Obat yang Tidak Boleh Diminum Bersamaan?

Alasan mengapa ada obat yang tidak boleh dikonsumsi bersamaan adalah mencegah terjadinya interaksi antar obat yang menyebabkan efek samping. Baik efek samping obat yang tidak efektif atau efek samping pada tubuh lainnya.

Interaksi antar obat dapat Anda pahami pada penjelasan berikut ini. Anda juga dapat mengetahui kasus yang umum terjadi karena penggunaan obat yang diminum secara bersamaan:

Penjelasan tentang interaksi obat

Interaksi obat adalah perubahan efek obat saat digunakan bersama obat lain, suplemen, atau makanan/minuman tertentu. FDA menjelaskan interaksi dapat membuat obat kurang efektif, menimbulkan efek samping tak terduga, atau meningkatkan “aksi” obat tertentu sehingga risikonya naik.

Contoh kasus yang umum terjadi (termasuk duplikasi bahan aktif)

Interaksi tidak selalu berarti “dua obat berbeda”. Masalah juga sering muncul karena duplikasi bahan aktif, misalnya Anda minum dua produk berbeda yang ternyata punya kandungan aktif yang sama. 

Karena itu FDA menekankan pentingnya membaca label dan mengetahui kandungan pada obat yang Anda konsumsi.

Jenis Interaksi yang Paling Sering Terjadi

Interaksi obat dengan obat

Ini terjadi saat dua obat diminum bersamaan dan salah satunya memengaruhi efektivitas atau keamanan obat lain. Contohnya, obat pengencer darah (warfarin) bisa dipengaruhi oleh banyak obat lain sehingga risiko perdarahan meningkat. 

Interaksi obat dengan makanan atau minuman

Interaksi ini terjadi saat makanan/minuman memengaruhi penyerapan atau metabolisme obat. Contohnya, makanan tinggi vitamin K dapat memengaruhi cara kerja warfarin. 

Interaksi obat dengan suplemen atau herbal

Suplemen dan herbal juga bisa memengaruhi obat tertentu. Karena itu, khususnya bila Anda minum obat rutin, hindari memulai suplemen baru tanpa cek ke dokter atau apoteker. 

Daftar Kombinasi Obat dan Zat yang Perlu Diwaspadai

Catatan: contoh di bawah bukan daftar lengkap. Interaksi dipengaruhi kondisi kesehatan, dosis, dan obat lain yang sedang digunakan.

Antibiotik tertentu dan warfarin (antikoagulan)

Warfarin dapat berinteraksi dengan banyak obat. NHS menyebut obat lain dapat memengaruhi warfarin dan membuat Anda lebih mudah mengalami perdarahan, sehingga Anda sebaiknya tidak memulai obat baru tanpa mengecek ke dokter atau apoteker. 

Sejumlah antibiotik dapat meningkatkan efek antikoagulan warfarin melalui beberapa mekanisme, dan literatur klinis membahas kaitannya dengan peningkatan risiko perdarahan pada pengguna warfarin. 

Contoh situasi yang sering jadi pemicu masalah

Saat pengguna warfarin mendapat antibiotik baru, dokter biasanya mempertimbangkan pemantauan INR karena risiko efek warfarin berubah. 

NSAID dan antidepresan SSRI atau SNRI

Kombinasi NSAID (misalnya ibuprofen dan sejenisnya) dengan antidepresan SSRI/SNRI dikaitkan dengan peningkatan risiko perdarahan saluran cerna bagian atas menurut systematic review/meta-analysis.

NHS juga menjelaskan NSAID dapat menyebabkan tukak lambung, yang bisa memicu perdarahan internal. 

Warfarin dan NSAID (risiko perdarahan)

Warfarin sendiri meningkatkan risiko perdarahan. NHS mencatat perdarahan serius bisa terjadi dan butuh perhatian medis segera. 

NSAID juga punya risiko perdarahan saluran cerna. Karena itu, kombinasi pengencer darah dan NSAID dapat meningkatkan risiko perdarahan dan biasanya perlu dipertimbangkan secara hati-hati oleh tenaga kesehatan.

Opioid dan benzodiazepine (risiko depresi napas)

FDA memperingatkan risiko serius dan kematian bila opioid dikombinasikan dengan benzodiazepine, karena keduanya menekan sistem saraf pusat dan dapat menyebabkan napas melambat atau sulit bernapas. 

Metronidazole dan alkohol (reaksi tidak nyaman dapat terjadi)

Interaksi metronidazole dan alkohol sering dibahas sebagai “reaksi disulfiram-like”. Ada publikasi yang membahas kejadian reaksi tidak nyaman/serius bila alkohol digunakan bersamaan dengan metronidazole, walau bukti dan konsistensinya dibahas beragam dalam literatur. 

Beberapa statin dan grapefruit

FDA menjelaskan grapefruit dapat memengaruhi cara kerja sejumlah obat dan FDA mewajibkan beberapa obat memiliki peringatan terkait grapefruit. 

NHS juga menyebut grapefruit juice dapat memengaruhi beberapa statin dan meningkatkan risiko efek samping, sehingga dokter bisa menyarankan untuk menghindarinya atau membatasi. 

Antibiotik tetrasiklin atau kuinolon dan susu

Beberapa antibiotik, seperti golongan tetrasiklin dan kuinolon, tidak disarankan diminum bersama susu karena kalsium dapat mengikat zat aktif sehingga penyerapan obat berkurang dan efeknya tidak maksimal.

Cara Mengurangi Risiko Interaksi Obat

Checklist sebelum minum obat baru

  1. Catat semua obat yang Anda minum, termasuk obat bebas, obat herbal, dan suplemen.
  2. Baca label dan leaflet obat untuk bagian interaksi dan peringatan.
  3. Hindari duplikasi bahan aktif pada obat bebas dengan mengecek komposisi.
  4. Konsultasikan ke apoteker atau dokter sebelum menambah obat baru, terutama jika Anda memakai obat rutin. 

Cara aman bila Anda memakai obat rutin seperti warfarin

NHS menyarankan pengguna warfarin tidak memulai obat baru tanpa terlebih dahulu mengecek dengan dokter atau apoteker, karena banyak obat dan suplemen dapat memengaruhi warfarin dan meningkatkan risiko perdarahan.

Catatan makanan untuk warfarin

NHS menjelaskan makanan tinggi vitamin K dapat memengaruhi warfarin. Anda tetap boleh makan makanan tersebut, tetapi jaga agar asupannya relatif konsisten. 

Tanda Bahaya Interaksi Obat dan Kapan Perlu Cari Bantuan Medis

Tanda bahaya yang perlu diwaspadai, terutama terkait perdarahan saluran cerna:

  • Feses hitam atau berdarah.
  • Muntah darah.
  • Merasa sangat pusing atau hampir pingsan.

Pada pengguna warfarin, NHS menyebut perdarahan serius dapat terjadi dan membutuhkan perhatian medis segera. 

FAQ tentang Obat yang Tidak Boleh Diminum Bersamaan

Apakah semua interaksi berarti obatnya tidak boleh diminum bersamaan?

Tidak selalu. Ada interaksi yang bisa dikelola dengan pengaturan dosis, jarak waktu, atau pemantauan. Karena itu penting untuk cek ke dokter atau apoteker, terutama untuk obat seperti warfarin.

Saya minum obat bebas. Apa yang paling sering jadi masalah?

Duplikasi bahan aktif dan penggunaan lebih lama/lebih sering dari aturan pakai. FDA menekankan pentingnya membaca label dan mengenali kandungan obat.

Apakah makanan juga bisa membuat obat kurang efektif?

Ya. Contohnya, vitamin K dapat memengaruhi kerja warfarin, dan kalsium pada susu dapat menurunkan penyerapan beberapa antibiotik tertentu. 

Jadikan Mandira Partner Utama Anda dalam Distribusi Obat Berkualitas

Jika Anda mengelola apotek, klinik, atau rumah sakit dan membutuhkan pemasok obat melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF), Mandira Distra Abadi siap menjadi mitra distribusi untuk membantu kelancaran pasokan.

Untuk kerja sama dan permintaan penawaran, silakan hubungi Mandira melalui halaman kontak. Anda juga bisa melihat daftar prinsipal dan artikel edukasi lainnya di blog Mandira.

Manajemen Farmasi: SOP, Alur, KPI untuk Apotek & RS

Manajemen farmasi membantu apotek dan fasilitas kesehatan menjaga obat tetap tersedia, aman, dan digunakan dengan tepat. Anda mengatur alur dari perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, sampai obat diberikan ke pasien. Anda juga mengelola dokumentasi dan kontrol mutu agar layanan berjalan konsisten.

Artikel ini membahas konsep manajemen farmasi, ruang lingkupnya, alur kerja end-to-end, serta standar yang relevan untuk apotek dan rumah sakit.

Apa Itu Manajemen Farmasi?

Untuk memahami secara lebih komprehensif, Anda harus tahu definisi, tujuan, peran, hingga ruang lingkup manajemen kefarmasian, yaitu:

Definisi dan Tujuan Manajemen Farmasi

Secara umum, manajemen farmasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap semua aktivitas kefarmasian, baik di tingkat pelayanan langsung maupun logistik di balik layar.

Tujuannya adalah memastikan seluruh sistem kefarmasian berjalan efisien, aman, dan berdampak positif pada kesehatan pasien.

Selain itu, manajemen ini juga berupaya mengoptimalkan penggunaan obat secara rasional dan hemat biaya. Jadi, kualitas pelayanan kepada pasien dapat meningkat tanpa harus mengorbankan efisiensi operasional.

Kalau Anda tertarik mengetahui lebih lanjut penerapan praktis seperti pencatatan pelayanan dengan SOAP, simak juga artikel SOAP dalam Farmasi dan Penerapannya untuk Pelayanan Pasien.

Peran manajemen farmasi dalam sistem kesehatan

Manajemen farmasi menjembatani kebutuhan klinis dan ketersediaan obat. Tanpa sistem yang rapi, risiko stok kosong, pemborosan, dan kesalahan penanganan obat meningkat.

Di level apotek, standar pelayanan kefarmasian mengatur dua pilar utama. Pertama, pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP. Kedua, pelayanan farmasi klinik.

Di level rumah sakit, pelayanan kefarmasian juga wajib menjamin ketersediaan dan penggunaan yang aman sesuai standar.

Ruang lingkup manajemen farmasi

Ruang lingkup manajemen farmasi tidak berhenti di pembelian dan penyimpanan. Di apotek, ruang lingkupnya meliputi tahapan pengelolaan dari perencanaan sampai pencatatan, serta layanan klinik seperti pengkajian resep, dispensing, PIO, konseling, PTO, dan MESO. 

Di rumah sakit, ruang lingkupnya biasanya lebih kompleks karena melibatkan instalasi farmasi, tata kelola formularium, distribusi internal, dan monitoring penggunaan obat di unit perawatan.

Standar manajemen farmasi di apotek dan rumah sakit menurut regulasi

Standar pelayanan kefarmasian di apotek (Permenkes 73/2016)

Permenkes 73/2016 menegaskan standar pelayanan kefarmasian di apotek mencakup:

  1. pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP,
  2. pelayanan farmasi klinik.

Pengelolaan sediaan farmasi di apotek meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, serta pencatatan dan pelaporan. 

Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit (Permenkes 72/2016)

Permenkes 72/2016 mengatur standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Tujuannya memastikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP tersedia dan dikelola secara aman serta mendukung layanan pasien. 

Siklus Pengelolaan Sediaan Farmasi dari Hulu ke Hilir

Jika Anda ingin implementasi yang rapi, pakai alur kerja yang jelas. Di apotek, tahapan pengelolaan ini disebutkan di Permenkes 73/2016. 

Perencanaan

Anda menghitung kebutuhan berdasarkan pola pemakaian, tren penyakit, dan target ketersediaan. Output-nya adalah daftar kebutuhan dan prioritas belanja.

Pengadaan

Anda melakukan pemesanan sesuai prosedur, termasuk dokumen pesanan. Ini juga membantu audit dan penelusuran.

Penerimaan

Anda memeriksa kesesuaian barang dan dokumen. Cek nama barang, bentuk, kekuatan, batch, ED, jumlah, dan kondisi kemasan.

Penyimpanan

Anda mengatur penyimpanan sesuai kondisi yang disyaratkan agar mutu obat terjaga. WHO menekankan penyimpanan harus menjaga kualitas dan stok perlu diputar dengan prinsip FEFO.

Pengendalian

Anda mengontrol pergerakan stok agar tidak terjadi stok kosong, stok menumpuk, atau kedaluwarsa. Di tahap ini, stock opname, kartu stok, safety stock, dan FEFO sangat membantu.

Pemusnahan

Anda memisahkan obat yang tidak layak, kedaluwarsa, atau rusak, lalu memproses pemusnahan sesuai prosedur dan bukti administrasinya.

Pencatatan dan pelaporan

Anda mendokumentasikan seluruh aktivitas agar bisa ditelusuri. Ini termasuk pencatatan stok, penerimaan, pengeluaran, dan pelaporan berkala. Tahap ini juga disebutkan sebagai bagian pengelolaan di Permenkes 73/2016. 

Fungsi Utama dalam Manajemen Farmasi

Fungsi Utama dalam Manajemen Farmasi

Fungsi utama pengelolaan farmasi sebenarnya masih sejalan dengan tujuan dan perannya di atas, yaitu sebagai berikut:

1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia di Apotek

SDM adalah ujung tombak layanan farmasi. Oleh karena itu, manajemen farmasi harus memastikan seluruh tenaga kesehatan, dari apoteker hingga teknisi kefarmasian, memiliki kompetensi yang memadai dan menjalankan peran sesuai SOP.

Selain itu, penting untuk membuat struktur organisasi yang jelas agar tugas-tugas berjalan efisien dan saling mendukung.

2. Pengelolaan persediaan obat dan produk kesehatan

Pengelolaan persediaan mencakup seleksi, perhitungan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, sampai kontrol pergerakan stok.

Di praktik operasional, Anda bisa memakai kombinasi alat yang sederhana:

  1. FEFO untuk rotasi stok, karena pedoman WHO menekankan rotasi stok dan penerapan FEFO.
  2. Safety stock dan reorder point untuk mencegah stok kosong.
  3. Stock opname untuk validasi angka stok.

3. Pengawasan kualitas dan keamanan obat

Pengawasan mutu memastikan obat yang disalurkan dan disimpan tetap memenuhi persyaratan. Anda perlu memisahkan obat dengan kemasan rusak, kondisi penyimpanan tidak sesuai, atau mendekati kedaluwarsa dari stok jual.

Dari sisi distribusi, PBF wajib menerapkan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB mencakup aspek pengadaan, penyimpanan, penyaluran, termasuk pengembalian obat. 

4. Pelayanan farmasi klinik untuk penggunaan obat yang rasional

Di apotek, pelayanan farmasi klinik adalah bagian standar layanan. Isinya mencakup pengkajian resep, dispensing, Pelayanan Informasi Obat, konseling, home pharmacy care, Pemantauan Terapi Obat, dan Monitoring Efek Samping Obat.

Fungsi ini membuat manajemen farmasi tidak hanya bicara “stok aman”, tetapi juga “penggunaan aman”.

5. Manajemen informasi dan dokumentasi kefarmasian

Dokumentasi membantu Anda:

  1. melacak batch jika ada keluhan atau penarikan,
  2. menilai pola pemakaian untuk perencanaan,
  3. membuktikan kepatuhan SOP saat audit internal.

Indikator Kinerja Manajemen Farmasi yang Mudah Dipantau

Jika Anda ingin sistem berjalan stabil, pantau indikator sederhana ini:

  1. tingkat stok kosong (stockout) item prioritas,
  2. persentase stok near-expiry,
  3. nilai obat kedaluwarsa per bulan,
  4. akurasi stok sistem vs fisik (hasil stock opname),
  5. lead time aktual dibanding target,
  6. tingkat pemenuhan pesanan (order fill rate).

Tantangan Umum dan Cara Mengatasinya

Tantangan yang sering muncul:

  1. Data pemakaian tidak rapi, sehingga perencanaan meleset.
  2. Rotasi stok lemah, sehingga banyak near-expiry dan deadstock.
  3. Penerimaan barang tidak disiplin, sehingga batch dan ED tidak tercatat benar.
  4. Dokumentasi tidak konsisten, sehingga sulit telusur saat ada keluhan.

Solusi yang biasanya paling cepat berdampak:

  1. rapikan pencatatan kartu stok dan jadwal stock opname,
  2. wajibkan FEFO di rak dan gudang,
  3. buat checklist penerimaan barang,
  4. tetapkan KPI sederhana per bulan.

Dukung Manajemen Farmasi Anda bersama Mandira Distra Abadi

Untuk memastikan kualitas dan keamanan obat dan mendukung manajemen farmasi yang baik, pemilihan partner distributor yang berkualitas juga penting.

Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit.

Kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat atau hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia, dan pelajari beragam informasi terkini seputar operasional apotek dan kesehatan melalui laman tips kesehatan!

Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman tips kesehatan.

SOP Pengadaan Obat Efektif: Alur, Dokumen, dan Kontrol Mutu

Pengadaan obat untuk masyarakat memiliki standar dan prosedur yang cukup rumit. Masyarakat mungkin berpikir bahwa pengadaan berbagai obat-obatan aktivitasnya hampir sama dengan jual beli di toko obat.

Di artikel ini Anda akan belajar definisi pengadaan obat, alur SOP end-to-end, perbedaan sistem pengadaan di rumah sakit dan apotek, faktor yang paling memengaruhi, serta checklist praktis yang bisa langsung Anda pakai.

Memahami Apa Itu Pengadaan Obat

Memahami Apa Itu Pengadaan Obat

Memahami alur standar dan prosedur pengadaan berbagai obat berarti harus memahami arti pengadaan itu sendiri. Pengadaan merupakan suatu proses penyediaan produk pada suatu tempat. Berarti pengadaan berbagai obat berarti penyediaan produk obat di suatu tempat.

Biasanya, tempat yang tersedia obat-obatan adalah apotek, rumah sakit, klinik, instansi kesehatan dan lain-lain. Tujuan adanya pengadaan adalah agar terhindar dari kosongnya stok yang ada pada konsumen. Jadi, proses pengadaan ini penting sekali agar dapat tepat sasaran dan efektif.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengadaan Obat

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengadaan Obat

Setiap pengadaan suatu produk tentu memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) masing-masing. SOP ini menjaga agar kualitas produk serta layanan semakin baik dan efisien. Di dalam pengadaan berbagai obat-obatan, terdapat SOP berupa dasar hukum yang harus ditaati, yaitu:

  1. UU Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan.
  2. Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pedagang Besar Farmasi dan Alat Kesehatan

Selain itu, SOP juga dapat dibentuk oleh lembaga Pedagang Farmasi Besar yang menjadi distributor obat-obatan. Misal, SOP tentang adanya perjanjian kontrak antar pihak yang terkait, perencanaan obat dan sebagainya.

Tujuan dan ruang lingkup SOP pengadaan obat

Tujuan SOP pengadaan obat biasanya mencakup:

  1. Menjamin ketersediaan obat sesuai kebutuhan layanan
  2. Memastikan obat diperoleh melalui jalur resmi
  3. Menjamin kualitas saat penerimaan (batch, ED, kondisi, suhu bila perlu)
  4. Menjaga dokumen agar mudah dilacak saat ada retur, keluhan, atau penarikan

Ruang lingkup SOP idealnya mencakup: perencanaan, pemilihan pemasok, pemesanan, penerimaan, penyimpanan awal, pembayaran, sampai evaluasi pemasok.

Dasar regulasi dan standar yang relevan

Rujukan yang umum dipakai untuk standar pengelolaan sediaan farmasi:

  1. Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit: Permenkes 72 Tahun 2016 (BPK Regulations)
  2. Standar pelayanan kefarmasian di apotek: Permenkes 73 Tahun 2016 (Farmalkes)

Untuk konteks pengadaan pemerintah, rujukan umum pengadaan barang/jasa pemerintah adalah Perpres 16 Tahun 2018 yang sudah mengalami perubahan, termasuk informasi perubahan kedua melalui Perpres 46 Tahun 2025 (sesuai JDIH LKPP).

Untuk mutu distribusi yang terkait pengadaan dan penyaluran obat, CDOB relevan karena prinsipnya mencakup aspek pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran termasuk pengembalian.

Prinsip mutu pengadaan: jalur resmi dan CDOB

Pengadaan obat yang efektif bukan hanya soal harga. Anda perlu memastikan:

  1. Pemasok legal dan bisa dipertanggungjawabkan
  2. Dokumen pengadaan rapi
  3. Penerimaan barang punya checklist mutu

Ketertelusuran batch dan tanggal kedaluwarsa berjalan
Prinsip-prinsip ini selaras dengan CDOB yang menekankan mutu dan integritas obat sepanjang rantai distribusi.

Bagaimana Sistem Pengadaan Obat di Rumah Sakit

Bagaimana Sistem Pengadaan Obat di Rumah Sakit

Telah disebutkan sebelumnya jika pengadaan berbagai obat-obatan tidak semudah jual beli di pasar, karena ada prosedur yang harus ditaati. Maka, beginilah sistem pengadaan berbagai obat di rumah sakit, antara lain:

  1. Ada proses pembuatan perencanaan obat yang dibutuhkan.
  2. Rumah sakit memilih supplier terpercaya.
  3. Melakukan pemesanan obat sesuai dengan ketentuan Pedagang Besar Farmasi setelah daftar obat-obatan sudah dibuat.
  4. Setelah produk obat sampai, cek kebenaran pesanan.
  5. Melakukan penyimpanan obat dengan benar sesuai SOP rumah sakit.
  6. Obat yang kadaluarsa wajib dimusnahkan.
  7. Untuk mengorganisir jumlah stok obat, harus ada pengendalian obat.
  8. Buat laporan data obat-obatan yang keluar dan masuk rumah sakit.

Peran IFRS, formularium, dan tim terkait

Umumnya instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) mengelola pengadaan berdasarkan perencanaan kebutuhan, data pemakaian, dan kebijakan internal seperti formularium serta keputusan tim terkait.

Banyak rumah sakit memakai pedoman perencanaan kebutuhan dan pengendalian persediaan sebagai acuan kerja agar pembelian dan stok lebih terukur. 

Alur ringkas pengadaan obat di rumah sakit

Berikut alur ringkas yang biasanya ada:

  1. Perencanaan kebutuhan obat
  2. Pemilihan pemasok melalui mekanisme yang berlaku di rumah sakit
  3. Pemesanan sesuai ketentuan internal
  4. Penerimaan dan pemeriksaan kesesuaian pesanan
  5. Penyimpanan sesuai SOP rumah sakit
  6. Pengendalian stok dan administrasi (keluar-masuk)
  7. Penanganan kedaluwarsa, pemusnahan, atau penarikan bila terjadi

Dokumen yang umum dipakai di rumah sakit

Dokumen yang sering muncul dalam praktik:

  1. Rencana kebutuhan obat
  2. Dokumen pemesanan (PO/kontrak sesuai kebijakan)
  3. Dokumen penerimaan (pemeriksaan fisik dan dokumen)
  4. Faktur dan dokumen pembayaran
  5. Catatan batch dan ED untuk ketertelusuran

Bagaimana Sistem Pengadaan Obat di Apotek

Pengadaan melalui jalur resmi dan peran PBF

Untuk menjaga kualitas pelayanan kefarmasian, pengadaan sediaan farmasi di apotek perlu melalui jalur resmi sesuai ketentuan.

Di praktiknya, apotek biasanya melakukan pengadaan ke pedagang besar farmasi (PBF) yang memasok obat dengan dokumen yang benar.

Surat pesanan (SP) pengadaan obat: isi dan syarat umum

Salah satu dokumen penting pengadaan obat di apotek adalah surat pesanan (SP). Praktik umum SP antara lain:

  1. Dibuat asli dan rangkap untuk pemasok dan arsip
  2. Ditandatangani apoteker penanggung jawab, dilengkapi identitas yang dibutuhkan
  3. Memuat identitas sarana apotek, alamat, dan pemasok yang dituju

Kontrol stok yang memicu pengadaan (min–max, ROP, FEFO)

Agar pengadaan tepat, apotek perlu pemicu yang jelas, misalnya:

  1. Stok minimum dan stok maksimum
  2. Reorder point (titik pesan ulang)
  3. Penerapan FEFO agar item yang ED lebih dekat diprioritaskan keluar lebih dulu

Bagian ini membantu mencegah stockout dan menekan kerugian karena kedaluwarsa.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengadaan Obat

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi

Jika Anda sudah memahami dasar alur pengadaan obat-obatan di rumah sakit maupun di apotek. Anda juga wajib memahami faktor yang mempengaruhi pengadaan berbagai obat berikut ini:

Legalitas pemasok, ketertelusuran batch, dan dukungan retur

Tambahkan faktor evaluasi pemasok:

  1. Legalitas dan kepatuhan mutu (termasuk praktik CDOB bila relevan)
  2. Kelengkapan dokumen (surat jalan, faktur, info batch dan ED)
  3. Mekanisme retur dan penanganan keluhan

Prinsip ketertelusuran ini sejalan dengan pendekatan CDOB. 

Kebutuhan penyimpanan khusus (contoh: rantai dingin)

Sebagian obat memerlukan pengendalian suhu. Ini memengaruhi cara pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan awal. Contoh checklist penerimaan rantai dingin biasanya mencakup pemeriksaan nama produk, jumlah, kondisi, nomor bets, ED, dan alat pemantauan suhu. 

Langkah-Langkah Pengadaan Obat di Apotek

Pengadaan obat yang tepat akan membantu operasional apotek berjalan lancar dan kebutuhan masyarakat terpenuhi dengan baik. Supaya lebih jelas, berikut ini akan dirangkum langkah-langkah pengadaan obat dalam 3 tahap.

Pemilihan pemasok, surat pesanan, dan proses pemesanan

Bagian “Perjanjian kontrak dan proses pemesanan” sebaiknya ditulis lebih operasional.

Langkah yang disarankan:

  1. Tentukan pemasok (biasanya PBF) yang memenuhi kebutuhan item dan jadwal pengiriman
  2. Buat surat pesanan (SP) sesuai ketentuan internal apotek
  3. Kirim SP atau PO, lalu konfirmasi ketersediaan, batch, dan estimasi pengiriman
  4. Catat kesepakatan: harga, lead time, dan kebijakan retur bila ada

Penerimaan, pemeriksaan, dan pencatatan

Bagian “Distribusi obat” di artikel lama sebaiknya diganti karena distribusi ke pasien bukan inti proses pengadaan.

Saat barang datang, lakukan:

  1. Cocokkan dokumen dan fisik: nama item, jumlah, batch, ED
  2. Periksa kondisi kemasan dan persyaratan khusus (misalnya suhu untuk produk rantai dingin)
  3. Buat catatan penerimaan dan update kartu stok atau sistem
    Kontrol penerimaan seperti ini selaras dengan praktik mutu distribusi yang menekankan ketelitian pada bets/batch dan ED. 

Penyimpanan dan penataan FEFO setelah barang diterima

Setelah pencatatan:

  1. Simpan sesuai ketentuan penyimpanan
  2. Atur rak dengan label batch dan ED
  3. Terapkan FEFO, pisahkan area near-expiry bila perlu
    Ini mengurangi risiko kedaluwarsa dan mempermudah audit.

Pembayaran dan evaluasi pemasok

Tahap akhir yang sering hilang dari artikel SEO:

  1. Pastikan faktur sesuai pesanan dan penerimaan
  2. Catat performa pemasok: ketepatan waktu, kelengkapan barang, dan kesesuaian dokumen
  3. Gunakan evaluasi ini untuk keputusan pengadaan berikutnya

Mengapa Pengadaan Obat yang Efisien Sangat Penting bagi Layanan Kesehatan?

Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa pengadaan berbagai obat yang efektif dan efisien baik di rumah sakit maupun apotek sangat penting. Hal ini berkaitan dengan layanan kesehatan masyarakat yang harus tepat waktu.

Terlebih dalam aspek konsumsi obat-obatan yang biasanya untuk menyembuhkan penyakit. Orang yang sakit tidak bisa menunggu, karena dapat berisiko sakitnya tambah parah. Itulah mengapa pengadaan berbagai obat harus efisien.

Risiko yang dicegah: stockout, kedaluwarsa, dan biaya

Pengadaan yang buruk biasanya memicu:

  1. Stockout pada item penting
  2. Penumpukan slow moving yang berujung kedaluwarsa
  3. Biaya operasional naik karena pembelian darurat dan pengiriman cepat

KPI sederhana untuk menilai pengadaan

Agar pengadaan bisa diukur, Anda bisa mulai dari KPI sederhana:

  1. Persentase stockout per bulan
  2. Nilai obat kedaluwarsa per bulan
  3. Lead time rata-rata pemasok
  4. Frekuensi pembelian darurat

Checklist SOP Pengadaan Obat yang Efektif (Siap Pakai)

  1. Ada stok minimum, stok maksimum, dan titik pesan ulang
  2. Pengadaan melalui pemasok resmi, dokumen lengkap
  3. SP/PO tersimpan rapi dan mudah ditelusuri
  4. Ada checklist penerimaan: nama item, jumlah, batch, ED, kondisi, suhu bila perlu
  5. Update stok dilakukan di hari yang sama saat barang diterima
  6. FEFO berjalan di rak dan di sistem
  7. Ada mekanisme retur dan penanganan keluhan
  8. Ada evaluasi pemasok minimal tiap 3 bulan

Mandira Distra Abadi Pedagang Besar Farmasi untuk Memenuhi Kebutuhan Pengadaan Obat

Oleh karena itu, Anda dapat mengandalkan PT Mandira Distra Abadi sebagai distributor obat-obatan yang efektif dan tepat waktu. Anda dapat hubungi kami segera untuk memenuhi stok pengadaan berbagai jenis produk obat. Dukung kebutuhan obat rumah sakit dan apotek Anda dengan memilih supplier terbaik.