Proses pengadaan obat yang efisien dan terstandar adalah elemen krusial dalam operasional setiap apotek, klinik, maupun instalasi farmasi rumah sakit. Salah langkah dalam proses ini tidak hanya berisiko menyebabkan kekosongan stok yang krusial, tetapi juga dapat sangat memengaruhi arus kas dan kepercayaan pasien terhadap layanan Anda. Oleh karena itu, memahami alur pengadaan yang benar bukanlah sekadar tugas administratif, melainkan sebuah strategi inti untuk keberlangsungan bisnis di sektor kesehatan.
Kunci utamanya terletak pada pemahaman alur yang tepat dan pemilihan mitra Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang profesional dan terpercaya. PBF berperan sebagai penghubung vital antara produsen dengan fasilitas pelayanan kefarmasian Anda, memastikan setiap produk terjamin kualitas dan legalitasnya.
Baca Juga: Peran Penting Apoteker di Distributor Obat-obatan Farmasi
Artikel ini akan membedah tuntas alur pengadaan obat yang aman dan sesuai standar, langkah demi langkah, untuk membantu Anda mengoptimalkan operasional dan memberikan pelayanan terbaik.
Pengertian Pedagang Besar Farmasi
Apa itu PBF? PBF atau pedagang besar farmasi merupakan perusahaan berbadan hukum yang memiliki izin melaksanakan pengadaan, penyimpanan, sampai distribusi obat dan bahan obat sesuai ketentuan perundang-undangan.
Salah satu PBF yang sudah berpengalaman dalam bidang penyuplai produk kefarmasian adalah PT Mandira Distra Abadi. Dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya, PBF PT Mandira Distra Abadi melakukan distribusi obat dengan alur sebagai berikut.
Pentingnya Kepatuhan CDOB dalam Alur Pengadaan Obat
Seluruh alur pengadaan obat di PBF yang profesional wajib berpedoman pada Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah standar yang ditetapkan oleh BPOM untuk memastikan mutu dan keamanan obat selama proses distribusi, mulai dari pengadaan hingga sampai ke tangan pasien. Kepatuhan terhadap CDOB menjamin bahwa obat tidak rusak, tidak terkontaminasi, dan tidak dipalsukan. Di Mandira Distra, prinsip CDOB adalah landasan utama dalam setiap langkah operasional kami.
Alur Pengadaan Obat dari PBF
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai PBF, berikut kami jelaskan bagaimana alur pengadaan obat yang biasa dilakukan oleh PBF.
1. Pengadaan dan Pemesanan
Pertama, Pedagang Besar Farmasi melaksanakan proses pengadaan dan pemesanan barang. Dalam melaksanakan pengadaan dan pemesanan, terdapat beberapa faktor yang mendasarinya. Faktor-faktor tersebut meliputi riwayat penjualan, permintaan pasar, program pihak marketing, serta pareto. Lantas, seperti apa prinsip pareto dalam PBF?
Dalam konteks pengadaan produk farmasi, PBF perlu melakukan analisis terhadap kebutuhan barang yang memiliki banyak peminatnya atau biasa disebut sebagai barang dengan kebutuhan yang tinggi (high demand). Sebagai contoh, obat batuk, pilek, asam lambung, dan demam merupakan produk farmasi dengan kebutuhan yang tinggi di pasar farmasi.
Berdasarkan analisis tersebut, produk farmasi dengan kebutuhan yang tinggi akan ditingkatkan jumlah pengadaannya. Hal ini bertujuan agar kebutuhan pasar terhadap produk tersebut dapat tercukupi.
Selanjutnya, dalam melakukan pengadaan, Apoteker Penanggung Jawab (APJ) dari PBF berkoordinasi dengan supervisor penjualan serta bagian pemasaran.
Koordinasi yang strategis diperlukan dalam pembuatan daftar kebutuhan barang secara tepat. Oleh distributor obat, pengadaan barang dibedakan menjadi 3 jenis, antara lain:
- Pengadaan produk reguler
- Pengadaan produk e-catalogue
- Pengadaan obat-obatan narkotika/psikotropika/prekursor (NPP)
2. Penerimaan Barang
Pada saat penerimaan barang, pedagang besar farmasi perlu melakukan pengecekan ulang terkait kondisi, kelengkapan, hingga jaminan produk yang diterima. Bagian transit atau ekspedisi harus melakukan pemeriksaan dengan melakukan checklist pada faktur pembelian serta rincian Surat Kirim Barang.
Pengecekan ini harus dilakukan untuk menyesuaikan prosedur pelaksanaan CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). Berikut ini adalah unsur-unsur yang perlu diperiksa kembali dalam proses penerimaan barang:
- Nama supplier obat
- Nama barang
- Nomor bets
- Jumlah fisik
- Tanggal kedaluwarsa
- Kondisi keutuhan fisik barang
3. Penyimpanan
Produk yang telah diterima dan melalui pemeriksaan ketat selanjutnya disimpan oleh bagian penyimpanan dengan sistem FEFO (First Expired First Out). Artinya, obat yang masa kadaluarsanya lebih cepat disalurkan terlebih dahulu.
Selain itu, penyimpanan obat-obatan juga harus disimpan pada rak-rak dan disusun berdasarkan golongan obat, jenis produk, kategori fast moving atau slow moving, serta berdasarkan analisis efisiensi kerja.
Barang yang disimpan di area penyimpanan supplier obat harus pada kondisi yang sesuai berdasarkan petunjuk penyimpanan sesuai ketentuan pabrik (produsen).
4. Penerimaan Pesanan
Sebelum didistribusikan ke berbagai fasilitas kefarmasian, penyuplai atau PBF terlebih dulu menerima pesanan. Penerimaan Surat Pesanan (SP) bisa melalui dua skema, yaitu:
- Melalui salesman di fasilitas kefarmasian pelanggan, atau
- Menerima pesanan langsung via telepon/fax.
Surat Pesanan (SP) adalah berupa surat tertulis yang ditandatangani Apoteker Penanggung Jawab (APJ). Sedangkan, pemesanan produk NPP (Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor) harus dengan Surat Pesanan khusus yang ditandatangani Apoteker Penanggung jawab Apotek dan berstempel asli.
5. Pengiriman Pesanan
Apabila Surat Pesanan telah diterima, selanjutnya supplier obat menyiapkan barang pesanan yang dilakukan oleh bagian logistik. Umumnya, pengiriman obat/bahan obat dilaksanakan oleh pihak ketiga yang telah bersertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik) dari BPOM.
6. Penagihan Pembayaran
Penjualan yang dilakukan oleh PBF biasanya dilakukan secara kredit. Outlet sarana kefarmasian membuat pesanan ke salesman. Selanjutnya, faktur penjualan dibuat lalu dikirim bersama barang pesanan ke outlet bersangkutan.
Apoteker penanggung jawab harus menandatangani faktur penjualan dan dibubuhi stempel. Kemudian faktur tersebut disimpan oleh PBF sebagai piutang.
Saat faktur penjualan jatuh tempo, oleh PBF diberikan kepada salesman atau kolektor untuk selanjutnya menagih ke outlet.
Penting sekali bagi penjual obat untuk cermat dalam memilih supplier. Dengan memilih PBF yang tepat, Anda akan memperoleh produk pada harga terbaik secara mudah dan efisien.
Memilih PBF yang Tepat: Kunci Sukses Bisnis Farmasi Anda
Penting sekali bagi penjual obat untuk cermat dalam memilih supplier. Dengan memilih PBF yang tepat, Anda akan memperoleh produk pada harga terbaik secara mudah dan efisien.
Peran Krusial Apoteker Penanggung Jawab (APJ)
Di setiap PBF, termasuk Mandira Distra, seorang Apoteker Penanggung Jawab (APJ) memegang peran sentral. APJ bertanggung jawab untuk memastikan seluruh proses, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga penyaluran, telah sesuai dengan standar CDOB dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kehadiran APJ yang kompeten adalah jaminan mutu dan legalitas bagi setiap produk yang Anda terima.
Tanya Jawab Seputar Pengadaan Obat di PBF
Apakah bisa memesan obat dalam jumlah kecil?
Tentu, PBF melayani pemesanan dalam berbagai skala, namun setiap PBF mungkin memiliki kebijakan minimal order yang berbeda. Hubungi tim kami untuk informasi lebih lanjut.
Bagaimana jika terjadi kerusakan barang saat pengiriman?
PBF yang patuh pada CDOB memiliki prosedur penanganan keluhan dan pengembalian barang (retur) yang jelas. Pastikan Anda langsung melapor sesuai prosedur yang berlaku jika menemukan kerusakan.
Apakah Mandira Distra melayani pengiriman ke seluruh Indonesia?
Mandira Distra memiliki jaringan distribusi yang luas. Untuk mengetahui cakupan area layanan kami secara detail, silakan kunjungi halaman kontak kami.
Baca Juga: Tips Memilih Supplier Vitamin untuk Bisnis Apotek
Bermitra dengan Mandira Distra
Baca lebih banyak tentang tips kesehatan dan obat-obatan di sini. Daftar obat yang kami distribusikan berdasarkan perusahaan produksi obat mitra kami dapat Anda temukan di halaman prinsipal kami. Jika Anda adalah pabrik obat maupun retail obat yang membutuhkan kerjasama dan informasi lebih tentang Mandira sebagai distributor farmasi, dapat menghubungi kami di sini.