oleh mandiraadmin | Feb 6, 2026 | Bisnis Farmasi
Membaca nomor batch obat menjamin ketertelusuran produk farmasi Anda. Membaca ED memastikan keamanan pasien dan mendukung sistem rotasi stok FEFO. Anda wajib melakukan cek ED obat saat penerimaan barang untuk mempermudah proses retur ke distributor.
Apa Itu Batch dan ED? (Bahasa Sederhana)
Nomor Batch (Bets): Fungsi untuk Penelusuran
Nomor batch adalah kode identitas unik dari pabrik farmasi untuk satu siklus produksi. Kode ini mempermudah penarikan produk secara spesifik jika BPOM menemukan cacat produksi.
Expire Date (ED): Batas Aman Mutu Produk
ED obat adalah tanggal kedaluwarsa maksimal sebuah produk terjamin mutu dan khasiatnya. Obat melewati tanggal ini berpotensi menjadi racun bagi pasien.
Kenapa Batch dan ED Wajib Dicatat Saat Penerimaan
Pencatatan data ini adalah syarat mutlak Cara Distribusi Obat yang Baik. Data ini melindungi izin apotek Anda dari tuduhan menjual obat ilegal atau palsu.
Di Mana Letak Batch dan ED di Kemasan Obat?
Kemasan Sekunder (Dus) vs Kemasan Primer (Blister/Botol)
Pabrik mencetak kode pada sisi luar kardus kemasan sekunder. Pabrik juga mencetak timbul kode yang sama pada ujung blister aluminium atau stiker botol kemasan primer.
Format Umum: LOT/BATCH, EXP/ED, MM/YY
Pabrik menggunakan singkatan LOT atau BATCH untuk nomor produksi. Pabrik memakai EXP atau ED untuk tanggal kedaluwarsa. Format bulan dan tahun umumnya tertulis MM/YY, seperti 05/26 untuk Mei 2026.
Kapan Perlu Cross-Check Dus vs Blister/Botol
Lakukan pemeriksaan silang setiap kali Anda membuka dus besar. Pastikan kode di blister sama persis dengan kode di dus luarnya.
Checklist Cek Batch dan ED Saat Penerimaan (Praktis)
Cocokkan Dokumen dan Fisik Barang
Gunakan checklist penerimaan obat dari PBF secara disiplin. Cocokkan nama item, jumlah koli, nomor batch, ED, dan Nomor Izin Edar antara surat jalan dan fisik barang.
Cek Kondisi Fisik Kemasan yang Bisa Memengaruhi Validitas
Tolak barang jika label kode luntur atau robek. Kemasan basah atau penyok parah merusak validitas obat di dalamnya.
Catat Data Batch dan ED untuk Traceability
Tulis data ini ke dalam kartu stok dan sistem komputer apotek. Cantumkan nama item, nomor batch, ED, kuantitas, dan tanggal kedatangan barang.
Kapan Barang Harus Ditanah Dulu (Karantina)?
Batch/ED Tidak Terbaca atau Tidak Cocok Dokumen
Pindahkan barang ke area karantina segera jika kode fisik berbeda dengan faktur. Jangan mencampur barang ini dengan stok etalase jual.
Dugaan Kerusakan Kemasan atau Penyimpanan Tidak Sesuai
Karantina barang yang datang dengan suhu pengiriman salah. Isolasi produk ini sampai Anda mendapat kepastian retur dari pihak distributor.
Prinsip Segregasi: Pisahkan dari Stok Jual Sampai Beres
Beri stiker merah pada barang bermasalah. Kunci data penerimaan di sistem agar kasir tidak bisa menjual barang tersebut.
Dampak ke Stok dan Pelayanan (Kenapa Apotek Sering Rugi)
Salah Batch/ED Bikin FEFO Kacau dan Menaikkan Retur
Kesalahan input data menghancurkan rotasi FEFO berdasarkan ED. Barang kedaluwarsa akan menumpuk di rak belakang dan hangus tanpa bisa diretur.
Batch/ED Tidak Tercatat Bikin Recall Jadi Lambat
BPOM bisa mencabut izin apotek jika Anda gagal menarik obat cacat karena data batch tidak ada. Anda akan membuang waktu membongkar seluruh rak obat.
Hubungkan ke Manajemen Lead Time dan Rencana Belanja
Data ED yang akurat membantu Anda menghitung Lead time obat. Anda tahu kapan persisnya harus menyusun rencana Alur pengadaan obat dari PBF Mandira sebelum stok kedaluwarsa habis terjual.
SOP Ringkas untuk Tim Penerimaan (Bisa Ditempel di Gudang)
Siapa yang Cek, Siapa yang Input, Siapa yang Approve
Tenaga Teknis Kefarmasian mengecek fisik barang dan dokumen. Admin gudang memasukkan data ke sistem. Apoteker Penanggung Jawab menyetujui dan memvalidasi data akhir.
Batas Waktu Pelaporan Selisih (Contoh: Maksimal 24 Jam)
Laporkan ketidaksesuaian batch atau ED maksimal 24 jam setelah kurir pergi. Distributor menolak klaim keterlambatan laporan dari apotek.
Bukti Minimum yang Harus Disimpan (Foto, Dokumen)
Simpan salinan surat jalan berserta coretan revisi. Simpan foto fisik barang yang menunjukkan nomor batch dan ED dengan jelas.
FAQ
ED Obat Itu Apa dan Kenapa Penting Dicatat?
ED adalah batas tanggal obat aman dikonsumsi. Pencatatan mencegah apotek menjual racun kepada pasien dan mempermudah kontrol stok.
Batch dan ED Beda Fungsinya Apa?
Batch melacak riwayat produksi dan bahan baku pabrik. ED menentukan batas usia pakai produk tersebut.
Kalau Batch di Dus Beda dengan Blister, Apa yang Harus Dilakukan?
Tolak barang tersebut. Kembalikan ke distributor karena ini indikasi pemalsuan atau kesalahan fatal pengemasan pabrik.
Minimal Sisa ED Berapa Supaya Aman Diterima?
Terima barang dengan sisa waktu ED minimal satu hingga dua tahun. Tolak barang near-ED kecuali ada surat kesepakatan retur khusus.
Apakah Perlu Cek Batch/ED untuk Semua Kategori Obat?
Ya. Seluruh sediaan obat, suplemen, kosmetik, dan alat kesehatan wajib Anda periksa kodenya tanpa terkecuali.
Butuh Pasokan Obat yang Rapi dan Mudah Ditelusuri?
Kalau Anda ingin pengadaan yang lebih tertib dan mudah ditelusuri, lihat daftar Prinsipal untuk pilihan produk, cek kategori Produk yang tersedia, atau langsung hubungi tim Kontak untuk diskusi kebutuhan pengadaan dan SOP penerimaan.
oleh mandiraadmin | Feb 2, 2026 | Bisnis Farmasi
Unboxing adalah fase pembuktian. Tanpa bukti visual, distributor akan menolak proses klaim barang rusak saat pengiriman. Anda wajib mengecek kelengkapan dokumen, fisik koli, dan kondisi kemasan sebelum memasukkan barang ke sistem stok apotek.
Kenapa Unboxing Harus Punya SOP?
Risiko Umum: Selisih Qty, Salah Item, Kemasan Rusak
Proses distribusi pihak ketiga memiliki risiko tinggi. Anda sering menghadapi masalah selisih kuantitas, barang tertukar, atau segel pabrik terbuka. Cek koli obat saat penerimaan mencegah masalah ini masuk ke gudang.
Dampaknya: Retur Lambat, Stok Tidak Akurat, Layanan Terganggu
Klaim tanpa prosedur penerimaan obat dari ekspedisi yang benar membuat retur memakan waktu berminggu-minggu. Sistem stok Anda menjadi berantakan. Pasien tidak bisa menebus resep karena fisik obat tidak layak jual.
Persiapan Sebelum Unboxing (Biar Bukti Kuat)
Siapkan Area Penerimaan dan Alat
Sediakan meja khusus penerimaan yang terang dan bersih. Siapkan alat pemotong tumpul, spidol merah, stiker label karantina, telepon genggam untuk merekam, dan formulir penerimaan barang.
Cocokkan Dokumen Dulu
Jangan sentuh paket sebelum dokumen sesuai. Periksa nomor resi ekspedisi. Cocokkan jumlah koli fisik dengan angka di surat jalan. Pastikan nama apotek Anda tercetak benar di label tujuan.
SOP Unboxing Step-by-Step (Yang Bisa Dipakai Tim)
Langkah 1: Foto Kondisi Paket Sebelum Dibuka
Ambil gambar koli dari empat sisi berbeda. Potret label resi ekspedisi dan segel lakban dengan jelas. Rekam area kardus yang penyok atau basah sebelum Anda membukanya.
Langkah 2: Buka Koli dengan Aman (Hindari Merusak Isi)
Gunakan pemotong dengan mata pisau pendek. Sayat lakban secara perlahan. Jangan menekan pisau terlalu dalam agar tidak merobek kemasan obat di dalamnya.
Langkah 3: Foto Isi Per Layer (Bukti Urutan)
Potret tampilan atas sesaat setelah kardus terbuka. Lakukan pengambilan foto setiap kali Anda mengangkat satu lapisan barang. Ini menjadi bukti urutan susunan barang dari ekspedisi.
Langkah 4: Hitung dan Cocokkan Item, Batch, ED, dan Qty
Keluarkan barang satu per satu. Cocokkan nama produk dan jumlah fisik dengan faktur. Periksa kesesuaian nomor batch dan tanggal kedaluwarsa. Catat setiap selisih angka saat itu juga.
Langkah 5: Pisahkan Barang Bermasalah ke Karantina
Pindahkan obat yang cacat atau tidak sesuai pesanan ke area karantina. Tempelkan stiker merah berisi keterangan rusak, salah item, selisih, atau nomor batch buram.
Checklist Foto yang Sering Diminta Saat Klaim (Praktis)
Foto Wajib untuk Kerusakan
Siapkan foto kondisi luar kardus. Potret kondisi kemasan pelindung dalam. Ambil foto jarak dekat pada botol pecah atau strip penyok. Lampirkan foto nomor batch obat yang rusak tersebut.
Foto Wajib untuk Salah Kirim/Selisih
Potret surat jalan asli dari distributor. Ambil foto fisik barang salah yang Anda terima. Jejerkan seluruh barang dan potret bersamaan sebagai bukti unboxing paket obat untuk klaim selisih kuantitas.
Timeline Pelaporan
Laporkan masalah maksimal 1×24 jam setelah kurir pergi. Aturan internal distributor menolak klaim keterlambatan laporan karena dianggap sebagai kelalaian pihak apotek.
Cara Menulis Kronologi Klaim (Biar Cepat Diproses)
Format 5 Baris yang Cukup
Tulis laporan singkat dan padat. Tulis tanggal terima. Masukkan nomor dokumen faktur. Sebutkan nama item. Jelaskan masalah fisik barang. Lampirkan tautan bukti foto atau video.
Kesalahan yang Bikin Klaim Sulit
Anda lupa memotret paket sebelum terbuka. Anda tidak memotret nomor batch barang. Anda menunda laporan hingga lewat batas waktu maksimal.
Integrasi ke Stok dan Akuntansi (Supaya Tidak Ada “Stok Hantu”)
Kapan Boleh Diinput ke Stok Jual
Input barang ke sistem apotek hanya jika kondisi fisik sempurna dan sesuai faktur. Barang siap masuk rak etalase jual Anda.
Kapan Harus Hold Sampai Klaim Selesai
Tahan input sistem untuk barang selisih atau rusak. Kunci data sampai distributor menerbitkan nota retur resmi. Hubungkan prosedur ini ke Alur pengadaan obat dari PBF Mandira dan hitung Lead time obat Anda agar stok aman selama masa klaim.
FAQ
Apa Bedanya Bukti Foto dan Video Unboxing?
Video merekam proses pembukaan secara utuh tanpa jeda. Foto hanya merekam hasil akhir. Video memiliki kekuatan bukti mutlak untuk menolak tuduhan rekayasa dari pihak ekspedisi.
Kalau Paket Sudah Dibuka Kurir, Apa yang Harus Dilakukan?
Tolak paket tersebut. Jangan menandatangani surat jalan. Tulis keterangan paket terbuka di resi dan kembalikan langsung kepada kurir.
Selisih Qty Kecil Perlu Dibuat Klaim Juga?
Ya. Selisih satu tablet pun merusak laporan keuangan dan merusak validitas stok opname bulanan Anda.
Kapan Barang Boleh Masuk Rak Jual Setelah Unboxing?
Barang boleh masuk rak setelah petugas mencentang semua daftar periksa penerimaan dan memasukkan data final ke sistem komputer.
Apa yang Harus Dicatat Selain Foto?
Catat nama kurir pengantar, jam kedatangan, suhu koli untuk produk rantai dingin, dan kondisi fisik segel keamanan.
Mau Pengadaan Lebih Aman dari Penerimaan Sampai Stok?
Untuk pengadaan yang lebih tertib, Anda bisa lihat daftar Prinsipal dan kategori Produk yang tersedia. Jika Anda ingin menyelaraskan SOP unboxing dan penerimaan dengan alur pengadaan yang aman, hubungi tim Kontak untuk diskusi kebutuhan fasilitas Anda.
oleh mandiraadmin | Jan 26, 2026 | Bisnis Farmasi
Pharmaceutical care adalah pendekatan praktik kefarmasian yang menempatkan pasien sebagai pusat layanan. Fokusnya bukan hanya menyiapkan obat, tetapi memastikan penggunaan obat tepat, aman, dan memberi hasil terapi yang jelas.
Di artikel ini, Anda akan memahami pengertian pharmaceutical care, prinsip utamanya, proses kerja apoteker yang bisa diterapkan, contoh layanan yang selaras standar apotek di Indonesia, serta strategi implementasi di lapangan.
Pengertian Pharmaceutical Care
Definisi menurut Hepler dan Strand, WHO, dan FIP
Definisi yang sering dipakai secara luas berasal dari Hepler dan Strand, yaitu “responsible provision of drug therapy” untuk mencapai outcome tertentu yang meningkatkan kualitas hidup pasien.
Definisi ini juga dikutip dalam rujukan praktik kefarmasian dan publikasi WHO terkait pengembangan praktik farmasi.
FIP pada 2025 menekankan people-centred pharmaceutical care sebagai praktik yang berorientasi hasil, mendorong kolaborasi apoteker dengan individu dan tenaga kesehatan lain, serta menekankan penggunaan obat rasional.
Peran pentingnya dalam pelayanan kesehatan
Peran pharmaceutical care terlihat saat apoteker aktif membantu mencegah masalah terkait obat, meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dan membantu pasien memahami terapinya.
FIP juga menyoroti peran apoteker dalam tim multidisiplin dan menyebut manfaat yang dilaporkan dari intervensi apoteker, seperti peningkatan kepatuhan, penurunan rawat inap, dan perbaikan kualitas hidup.
Prinsip inti pharmaceutical care
Prinsip yang perlu Anda pegang saat menerapkan pharmaceutical care:
- Berpusat pada pasien dan kebutuhan individual.
- Berorientasi pada outcome dan keselamatan pasien.
- Kolaborasi dengan tenaga kesehatan lain untuk memastikan terapi aman dan efektif.
- Dokumentasi dan tindak lanjut, bukan berhenti saat obat diserahkan.
Proses Pharmaceutical Care: Langkah Kerja Apoteker
Agar implementasi tidak berhenti di teori, Anda bisa mengikuti alur proses patient care. FIP merangkum proses ini sebagai collect, assess, plan, implement, dan follow-up.
Collect: kumpulkan informasi pasien dan obat
Kumpulkan informasi yang relevan:
- Keluhan dan tujuan pasien.
- Riwayat obat, termasuk obat bebas, suplemen, dan terapi rutin.
- Alergi, kondisi khusus, dan kebiasaan yang memengaruhi terapi.
Assess: identifikasi masalah terkait obat dan kebutuhan terapi
Nilai apakah ada masalah terkait obat, misalnya ketidaktepatan dosis, potensi interaksi, duplikasi terapi, atau risiko efek samping. Prinsip ini selaras dengan pengkajian klinis pada proses layanan resep di standar apotek.
Plan: susun rencana terapi dan tujuan
Tentukan tujuan terapi dan rencana tindak lanjut. Jika ada masalah yang perlu klarifikasi, rencana bisa mencakup komunikasi dengan tenaga kesehatan terkait.
Implement: jalankan intervensi dan edukasi
Implementasi biasanya berupa:
- Edukasi cara pakai obat dan apa yang perlu diwaspadai.
- Konseling singkat sesuai kebutuhan pasien.
- Intervensi untuk mencegah kesalahan penggunaan.
Follow-up: monitor dan evaluasi
Follow-up dilakukan untuk memastikan rencana berjalan dan outcome tercapai. Proses follow-up mencakup monitoring dan evaluasi.
Contoh Bentuk Layanan Pharmaceutical Care di Apotek sesuai Standar Indonesia
Di Indonesia, standar pelayanan kefarmasian di apotek memuat pelayanan farmasi klinik yang langsung dan bertanggung jawab kepada pasien.
Pengkajian resep dan pencegahan medication error
Permenkes 73/2016 memasukkan pengkajian resep sebagai bagian pelayanan farmasi klinik. Di dalamnya ada kajian administratif, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis seperti ketepatan indikasi, dosis, duplikasi, kontraindikasi, dan interaksi.
Pelayanan informasi obat dan konseling
Permenkes 73/2016 juga memuat Pelayanan Informasi Obat (PIO) dan konseling sebagai bagian pelayanan farmasi klinik. Ini menjadi pondasi pharmaceutical care di apotek karena membantu pasien paham cara pakai obat, durasi, dan risiko efek samping.
Pemantauan terapi obat dan monitoring efek samping obat
Pemantauan Terapi Obat (PTO) dan Monitoring Efek Samping Obat (MESO) tercantum sebagai layanan farmasi klinik di apotek. Ini relevan untuk pasien penyakit kronis, pasien dengan banyak obat, dan pasien yang perlu monitoring respons terapi.
Home pharmacy care
Pelayanan kefarmasian di rumah (home pharmacy care) juga termasuk dalam layanan farmasi klinik di apotek menurut Permenkes 73/2016.
Ini bisa membantu pasien yang butuh pendampingan lebih, terutama untuk kepatuhan minum obat dan penggunaan yang benar.
Implementasi Pharmaceutical Care di Lapangan
Strategi penerapan dalam apotek dan rumah sakit
Di apotek, strategi yang paling realistis dimulai dari layanan yang paling sering terjadi:
- pengkajian resep yang konsisten,
- PIO dan konseling pada pasien yang butuh,
- pencatatan dan tindak lanjut sederhana untuk pasien terapi jangka panjang.
Di rumah sakit, pharmaceutical care biasanya berjalan melalui kolaborasi di tim dan monitoring terapi obat selama perawatan.
Dokumentasi dan komunikasi tim
Dokumentasi membantu continuity of care. FIP menekankan penggunaan sistem informasi dan dokumentasi sebagai bagian dari praktik people-centred pharmaceutical care, termasuk dukungan EMR untuk keselamatan obat dan hasil terapi.
Di konteks apotek, Permenkes 73/2016 juga menekankan pencatatan dan pelaporan pada pengelolaan sediaan farmasi.
Tantangan dan solusi dalam praktik pharmaceutical care
Tantangan yang sering muncul:
- Waktu layanan terbatas.
- Data pasien tidak lengkap.
- Kolaborasi lintas profesi belum rapi.
- Dokumentasi belum konsisten.
Solusi yang realistis:
- Standarkan alur singkat untuk pasien berisiko tinggi, misalnya pasien polifarmasi dan pasien penyakit kronis.
- Gunakan checklist pengkajian resep yang konsisten sesuai standar pelayanan.
- Bangun kebiasaan dokumentasi singkat untuk intervensi penting dan follow-up.
Indikator Keberhasilan dan Evaluasi Mutu
Agar implementasi terukur, Anda butuh evaluasi mutu. Permenkes 73/2016 memuat contoh metode evaluasi seperti audit, review, survei, dan observasi untuk mutu pelayanan farmasi klinik.
Contoh yang bisa Anda ukur:
- Kepatuhan proses pada SOP layanan.
- Kejadian medication error yang berhasil dicegah.
- Kepuasan pasien untuk layanan konseling dan informasi obat.
Penuhi Kebutuhan Apotek Anda bersama Mandira Distra Abadi
Pharmaceutical care akan lebih mudah dijalankan jika ketersediaan obat stabil. Mandira Distra Abadi menyebut dirinya sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan distributor obat sejak 1994.
Jika Anda ingin mendiskusikan kebutuhan pengadaan obat untuk mendukung layanan di apotek, Anda bisa melihat informasi layanan Mandira dan menghubungi tim Mandira melalui halaman kontak.
oleh mandiraadmin | Jan 16, 2026 | Bisnis Farmasi
Cara menghitung HPP obat itu inti dari “apakah apotek Anda untung atau bocor pelan-pelan”. HPP (harga pokok penjualan) membantu Anda tahu biaya barang yang benar-benar terjual dalam satu periode.
Dari HPP, Anda bisa menetapkan harga jual yang masuk akal, memantau margin apotek, dan memperbaiki pola belanja supaya tidak banyak deadstock.
Apa itu HPP dan Kenapa Penting untuk Apotek?
HPP untuk kontrol margin dan keputusan belanja
HPP adalah biaya barang yang terjual dalam periode tertentu. Di laporan laba rugi, HPP dipakai untuk menghitung laba kotor (penjualan dikurangi HPP). Kalau HPP Anda meleset, margin terlihat bagus di kas, tapi sebenarnya angka laba rugi bisa salah.
Kalau Anda ingin menguatkan pencatatan, mulai dari alurnya dulu. Artikel Mandira tentang laporan keuangan apotek membantu Anda memahami posisi HPP di laporan laba rugi dan kenapa akurasi persediaan penting.
Data yang Anda Butuhkan sebelum Menghitung HPP
Persediaan awal, pembelian bersih, persediaan akhir
Untuk rumus HPP paling dasar, Anda perlu 3 data ini:
Nilai stok obat di awal periode (misalnya awal bulan).
Total pembelian obat selama periode, yang sudah disesuaikan dengan retur pembelian dan potongan pembelian. Banyak praktik juga memasukkan ongkos angkut pembelian sebagai bagian pembelian bersih.
Nilai stok obat di akhir periode (misalnya akhir bulan). Data ini idealnya berasal dari stock opname yang rapi, bukan perkiraan.
Kalau stock opname Anda belum rapi, mulai perbaiki dulu dari prosedurnya. Mandira membahas pentingnya stock opname untuk mencocokkan stok fisik dan data kartu stok/sistem.
Biaya yang sering “lupa” masuk perhitungan (ongkir, kerusakan, kedaluwarsa)
Yang sering membuat HPP apotek “terasa rendah tapi bohong” biasanya ini:
- Ongkir/biaya transport dari pemasok ke apotek (kalau Anda yang menanggung).
- Kerusakan saat penyimpanan (misalnya botol pecah, kemasan rusak berat).
- Kedaluwarsa dan deadstock yang akhirnya tidak bisa dijual.
Deadstock itu bukan sekadar stok yang lama, tetapi stok yang akhirnya tidak bisa lagi dijual. Ini langsung menekan margin dan membuat HPP “seolah kecil” padahal uangnya sudah keluar.
Rumus HPP paling Sederhana (yang Umum Dipakai)
Rumus HPP dan penjelasan setiap komponennya
Rumus HPP sederhana untuk usaha dagang (termasuk apotek ritel) biasanya seperti ini:
HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih – Persediaan Akhir
Penjelasan singkat:
- Persediaan awal: stok yang Anda punya di awal periode.
- Pembelian bersih: pembelian selama periode (sering dihitung sebagai pembelian + ongkos angkut pembelian – retur pembelian – potongan pembelian).
- Persediaan akhir: stok yang masih tersisa di akhir periode.
Namun, perlu diingat bahwa setiap apotek memiliki rumus dan metode masing-masing, disesuaikan dengan kebutuhan. Rumus di atas hanyalah sebagai contoh yang paling umum dan sederhana.
Kesalahan umum saat menghitung (stok opname tidak rapi, retur tidak dicatat)
Kesalahan yang paling sering:
- Persediaan akhir tidak berdasarkan stock opname. Hasilnya HPP bisa “cantik” tapi tidak nyata.
- Retur pembelian tidak dicatat. Anda merasa beli banyak, padahal sebagian sudah dikembalikan.
- Barang rusak dan kedaluwarsa tidak dikeluarkan dari stok sistem. Ini bikin persediaan akhir terlihat besar, HPP terlihat kecil, padahal itu stok yang tidak bisa dijual.
- Harga beli berubah, tapi Anda tidak punya aturan yang konsisten untuk menghitung nilai persediaan (misalnya pakai rata-rata bergerak). Ini sering terjadi pada item fast-moving.
Dari HPP ke harga jual: cara menentukan margin yang realistis
Bedakan strategi untuk item fast-moving vs slow-moving
Banyak apotek menerapkan strategi margin berbeda berdasarkan karakter item:
-
- Fokus pada perputaran dan ketersediaan.
- Margin bisa lebih tipis, tapi volume tinggi.
- Pastikan HPP per item akurat dan stok tidak sering kosong.
- Item slow-moving
- Risiko deadstock lebih besar.
- Margin biasanya perlu lebih aman, tetapi jangan terlalu tinggi sampai tidak laku.
- Batasi pembelian dan perketat reorder point.
Untuk memahami cara mengolah harga dasar di apotek, Anda bisa juga pahami konsep HNA (Harga Netto Apotek) sebagai salah satu unsur dalam penetapan harga jual.
Cara memantau margin tanpa membuat sistem rumit
Cara sederhana yang bisa langsung dipakai:
- Tentukan “aturan margin” per kategori (misalnya OTC cepat, obat resep rutin, slow-moving, alat kesehatan tertentu).
- Review margin minimal 1 kali sebulan dengan 2 angka ini:
- Penjualan bersih per kategori
- HPP per kategori
Kalau margin turun, cari penyebabnya dulu: harga beli naik, banyak retur, banyak expired, atau diskon tidak terkendali.
Cara Menurunkan HPP Tanpa Mengorbankan Layanan
Kurangi deadstock dan kedaluwarsa lewat pola order dan FEFO
Tiga langkah praktis:
- Kurangi pembelian “sekalian banyak” untuk item yang tidak punya riwayat laku.
- Terapkan FEFO di rak (yang ED paling dekat keluar lebih dulu).
- Buat laporan near-expiry mingguan atau bulanan. Dorong penjualan lebih cepat sebelum ED kritis.
Gunakan data penjualan untuk perencanaan belanja
Yang paling efektif biasanya sederhana:
- Ambil data penjualan 30–90 hari terakhir.
- Tentukan item fast-moving dan item bermasalah.
- Sesuaikan reorder point dan batas pembelian per item.
- Kunci prosesnya dengan stock opname rutin supaya persediaan akhir valid.
Bagaimana Mandira Membantu Efisiensi Pengadaan Apotek
Kestabilan pasokan, ritme pengiriman, dan dukungan dokumen transaksi
Efisiensi HPP bukan cuma soal hitung-hitungan. Pengadaan yang rapi juga penting, karena dokumen pembelian, retur, dan ketepatan barang yang datang akan memengaruhi pembelian bersih dan persediaan Anda.
Jika Anda butuh diskusi pengadaan dan dokumen transaksi untuk kebutuhan apotek, hubungi Mandira lebih lanjut melalui laman Kontak.
Jika ingin melihat prinsipal yang didistribusikan, Anda bisa melihatnya melalui laman Prinsipal Mandira.
Jika butuh materi edukasi operasional apotek lebih banyak, silakan mengunjungi laman Tips Kesehatan Mandira.
FAQ HPP Obat di Apotek
HPP bedanya apa dengan harga beli?
Harga beli adalah biaya per item saat Anda membeli dari pemasok.
HPP adalah biaya barang yang benar-benar terjual dalam satu periode, dihitung dari persediaan awal, pembelian bersih, dan persediaan akhir. Jadi HPP bersifat “periode”, bukan “per transaksi”.
Seberapa sering HPP perlu dihitung?
Paling praktis:
- Bulanan untuk kontrol margin dan keputusan belanja.
- Mingguan kalau apotek Anda volume tinggi dan harga beli sering berubah, supaya koreksi lebih cepat.
Kuncinya, persediaan akhir harus masuk akal dan didukung stock opname yang disiplin.
oleh mandiraadmin | Jan 12, 2026 | Bisnis Farmasi
SLA pengadaan obat adalah kesepakatan tertulis yang bikin standar layanan jadi jelas dan terukur. Bukan cuma “kirim cepat”, tapi ada angka KPI, cara ukur, format laporan, sampai langkah eskalasi kalau ada masalah.
Ini penting karena pengadaan obat menyangkut ketersediaan layanan, arus kas, dan risiko stok kosong.
Apa itu SLA dan Kenapa Penting untuk Pengadaan Obat?
SLA atau service level agreement dalam logistik adalah perjanjian terperinci antara penyedia layanan dan klien untuk menetapkan standar layanan yang spesifik dan terukur, termasuk cara mengukur kinerja dan konsekuensi jika target tidak tercapai.
Masalah yang biasanya terjadi tanpa SLA (lead time meleset, stok kosong, retur lambat)
Tanpa SLA, biasanya yang kejadian itu:
- Lead time meleset
Anda sudah buat rencana stok, tapi barang datang lewat dari yang dibutuhkan. Akhirnya muncul defecta dan pasien pindah ke tempat lain. Kalau Anda ingin memahami lead time dari sisi apotek, Anda bisa baca panduan lead time obat dari Mandira.
- Stok kosong untuk item yang harusnya rutin
Yang paling terasa di klinik dan RS. Saat item “wajib tersedia” kosong, layanan ikut terganggu.
- Retur dan klaim berjalan lambat
Barang rusak, salah kirim, atau near-expiry butuh proses cepat. Kalau SLA tidak mengatur respons dan timeline klaim, prosesnya sering menggantung.
KPI yang Paling Relevan untuk Pengadaan Obat (yang Bisa Diukur)
Catatan praktis: pilih KPI yang benar-benar bisa Anda ambil datanya dari sistem apotek/RS dan bukti dokumen pengiriman. Jangan kebanyakan KPI di awal.
On-time delivery (OTD)
OTD mengukur persentase pesanan yang datang sesuai tanggal janji.
Cara ukur paling sederhana:
- Hitung jumlah order yang tiba “on time”
- Bagi dengan total order dalam periode
- Jadikan persen
On-time in full (OTIF)
OTIF mengukur persentase pesanan yang datang tepat waktu dan lengkap.
Rumus yang sering dipakai:
OTIF = (jumlah order yang on time dan in full / total order) x 100
Bedanya dengan OTD:
- OTD fokus waktu saja
- OTIF fokus waktu dan kelengkapan
Fill rate (tingkat pemenuhan pesanan)
Fill rate sering dipakai untuk menilai “seberapa sering pesanan bisa dipenuhi”.
Ada dua cara definisi yang sering muncul di praktik:
Order-based fill rate
Mengukur pesanan yang berhasil dipenuhi dibanding total pesanan.
Fill rate = (order terkirim / order diterima) x 100
Demand-based fill rate
Mengukur permintaan yang terpenuhi dari stok yang ada, tanpa backorder.
Fill rate = (permintaan terpenuhi dari stok / total permintaan) x 100
Saran untuk pengadaan obat:
- Kalau Anda ingin melihat performa pengiriman, pakai versi order-based.
- Kalau Anda ingin melihat dampak stok dan backorder, pakai versi demand-based.
Order accuracy (akurasi item, batch, kuantitas)
Order accuracy menilai ketepatan isi kiriman, bukan cuma “sudah sampai”.
Biasanya dicek dari penerimaan barang:
- Item benar
- Batch benar
- ED sesuai kebijakan penerimaan
- Kuantitas benar
- Dokumen (faktur/surat jalan) cocok
Untuk obat, order accuracy itu krusial karena salah batch atau salah ED bisa bikin retur dan menghentikan layanan.
Waktu respons keluhan dan waktu penyelesaian klaim
Dua KPI yang sering dipakai:
- Response time: berapa lama PBF merespons keluhan sejak Anda melapor
- Resolution time: berapa lama sampai klaim selesai (penggantian barang, credit note, atau solusi lain)
Contoh format laporan KPI bulanan (ringkas)
Periode: ____________
Total order: ____________
- OTD: ____% (___ on time / ___ total)
- OTIF: ____% (___ on time & in full / ___ total)
- Fill rate (order-based): ____% (___ terkirim / ___ diterima)
- Order accuracy: ____% (___ order akurat / ___ order diperiksa)
- Response time keluhan (median): ___ jam / hari
- Resolution time klaim (median): ___ hari
Top 3 penyebab gagal OTIF bulan ini:
– ____________
– ____________
– ____________
Struktur SLA yang Disarankan (pas untuk apotek/RS/klinik)
Ruang lingkup produk dan jam operasional layanan
Tulis jelas:
- Jenis produk yang masuk SLA (misalnya obat rutin, injeksi, cold chain jika ada)
- Jam operasional order dan layanan customer service
- Area layanan dan titik serah terima
Cut-off order dan standar lead time per wilayah
Bagian ini sering menentukan berhasil atau tidaknya SLA.
Minimal memuat:
- Cut-off order harian (jam berapa order dianggap masuk hari yang sama)
- Lead time standar per wilayah (misalnya Jabodetabek vs luar kota)
- Kondisi pengecualian (libur nasional, cuaca ekstrem, akses area terbatas)
Standar penerimaan barang (cek batch, kemasan, ED, dokumen)
Tentukan standar penerimaan yang sama dari dua pihak, misalnya:
- Pengecekan fisik: kemasan utuh, segel aman, label terbaca
- Pengecekan batch dan ED
- Pengecekan dokumen: faktur, surat jalan, item dan qty harus cocok
- Aturan jika ada selisih: ditolak, diterima sebagian, atau dibuat berita acara
Proses retur, recall, dan produk rusak
SLA yang rapi selalu punya bagian ini:
- Kategori retur (rusak, salah kirim, near-expiry sesuai kebijakan)
- Timeline pengajuan, verifikasi, dan penjemputan
- Opsi penyelesaian (penggantian barang atau credit note)
- Alur khusus untuk recall (jalur komunikasi dan bukti yang harus disimpan)
Mekanisme eskalasi (PIC, jalur komunikasi, bukti)
Tuliskan:
- PIC utama dan PIC cadangan dari kedua pihak
- Kanal komunikasi yang sah (misalnya email resmi + WA grup operasional)
- Bukti minimum untuk eskalasi (foto, video unboxing, dokumen, kronologi)
- Batas waktu eskalasi sebelum naik level (misalnya ke kepala gudang atau manajer area)
Checklist Negosiasi SLA
Data yang perlu disiapkan faskes sebelum diskusi SLA
Siapkan data ini dulu, biar negosiasi tidak jadi debat rasa-rasa:
- Volume order per minggu/bulan dan pola hari sibuk
- Top 50 item fast-moving dan item kritikal layanan
- Riwayat masalah 3 bulan terakhir (telat, salah kirim, retur, backorder)
- Target stok minimum, termasuk item yang tidak boleh kosong
- Batas penerimaan ED minimum versi fasilitas Anda
Pertanyaan penting untuk PBF (tanpa menyebut merek lain)
Tanyakan langsung dan minta jawaban tertulis di SLA:
- Cut-off order jam berapa untuk dikirim hari yang sama?
- Lead time standar per wilayah, dan kapan dianggap “telat”
- Definisi OTIF yang dipakai apa, dihitung dari dokumen mana?
- Kalau item kosong, skemanya backorder atau substitusi? Siapa yang approve?
- Standar penerimaan barang seperti apa yang dianggap “valid”?
- Klaim rusak saat kirim, bukti minimal apa, selesai maksimal berapa hari?
- Mekanisme retur dan bentuk penyelesaian (pengganti atau credit note) seperti apa?
Bagaimana Mandira Mendukung SLA Pengadaan Obat
Praktik pelaporan, koordinasi pengiriman, dan dukungan dokumen
SLA akan lebih mudah dijalankan kalau alur pengadaan jelas dari awal.
Mandira membahas alur pengadaan dari PBF yang aman, termasuk tahapan pemesanan, penerimaan barang, penyimpanan dengan FEFO, sampai pengiriman dan penagihan.
Untuk melihat cakupan produk dari sisi prinsipal dan kebutuhan pengadaan, Anda bisa rujuk halaman Prinsipal.
FAQ SLA Pengadaan Obat
SLA bedanya apa dengan kontrak kerja sama biasa?
Kontrak kerja sama biasanya mengatur hubungan bisnis secara umum.
SLA fokus ke kualitas layanan operasional yang terukur. Isinya KPI, target, cara ukur, cara lapor, dan apa yang dilakukan kalau target tidak tercapai.
KPI mana yang wajib untuk tahap awal?
Kalau baru mulai, biasanya cukup 4 ini dulu:
- OTD atau OTIF (pilih salah satu dulu, atau langsung OTIF jika data Anda siap)
- Fill rate (pilih definisi yang Anda sepakati dari awal)
- Order accuracy
- Response time keluhan
Pengadaan Obat di Indonesia dengan Mandira Distra Abadi
Kalau tujuan Anda adalah pengadaan yang stabil dan bisa dipantau, mulai dari SLA yang sederhana tapi tegas. Kuncinya ada di definisi KPI yang sama, bukti dokumen yang disepakati, dan ritme evaluasi bulanan.
Hubungi Mandira Distra Abadi, distributor obat farmasi berpengalaman di Indonesia untuk kerja sama melalui laman Kontak.
oleh mandiraadmin | Jan 9, 2026 | Bisnis Farmasi
Formularium Nasional (Fornas) adalah daftar obat terpilih yang dipakai sebagai acuan penulisan resep dalam program jaminan kesehatan.
Fornas juga dipakai faskes untuk merencanakan pengadaan obat, supaya mutu dan biaya pengobatan lebih terkontrol.
Anda bisa cek daftar obat Fornas secara online lewat e-Fornas, lalu jadikan hasilnya dasar prioritas belanja dan manajemen stok.
Apa itu Formularium Nasional (Fornas)?
Definisi Fornas dan fungsinya di layanan kesehatan
Di dokumen keputusan Menteri Kesehatan, Fornas didefinisikan sebagai daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan digunakan sebagai acuan penulisan resep pada pelaksanaan pelayanan kesehatan dalam penyelenggaraan program jaminan kesehatan.
Kemenkes juga menjelaskan manfaat Fornas, antara lain sebagai acuan penggunaan obat dalam JKN, mendorong penggunaan obat rasional, mengendalikan mutu dan biaya pengobatan, serta memudahkan perencanaan dan penyediaan obat.
Hubungan Fornas dengan penulisan resep dan layanan JKN
Dalam praktik layanan JKN (sering disebut “Fornas BPJS”), Fornas menjadi rujukan utama fasilitas kesehatan saat menyusun terapi dan meresepkan obat.
Penting: “obat Fornas” tidak berarti otomatis bisa dipakai untuk semua kondisi tanpa batas. Di daftar Fornas, ada informasi restriksi penggunaan, level fasilitas yang boleh meresepkan, dan batas maksimal tertentu.
Cara Cek Obat di e-Fornas (Langkah Praktis)
Cara mencari berdasarkan nama obat atau kelas terapi
Cara cek Fornas yang paling praktis:
- Buka situs e-Fornas
- Masuk ke menu “Daftar Obat Fornas”.
- Gunakan kolom “Cari obat” untuk mengetik nama obat (umumnya nama generik).
- Anda juga bisa pakai filter huruf A–Z yang tersedia di halaman daftar obat.
Cara membaca hasil pencarian (bentuk, kekuatan, catatan)
Saat Anda menemukan obatnya, biasakan membaca sampai detail, karena Fornas disusun per kelas terapi dan memuat:
- Nama generik
- Sediaan dan kekuatan (misalnya tablet 500 mg, injeksi, dan seterusnya)
- Restriksi penggunaan
- Fasilitas kesehatan peresepan (tingkat layanan)
- Batas maksimal (jika ada)
Checklist cepat sebelum memesan (nama, kekuatan, bentuk, ketersediaan)
Sebelum membuat pesanan ke PBF, cek cepat ini:
- Nama generik tepat (hindari salah item)
- Kekuatan tepat (mg/mL, mg, IU, dan lainnya)
- Bentuk sediaan tepat (tablet, kapsul, injeksi, sirup)
- Catatan restriksi dan level peresepan sesuai profil faskes Anda
- Ketersediaan stok dan lead time pengiriman dari PBF
Untuk memperkuat sisi operasional, Anda bisa baca:
Dampak Fornas ke Pengadaan dan Manajemen Stok
Menentukan prioritas item fast-moving dan item wajib layanan
Fornas membantu Anda “mengunci” daftar prioritas:
- Item fast-moving untuk kasus paling sering di layanan Anda
- Item wajib layanan yang sering dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan JKN
Ini selaras dengan tujuan Fornas untuk memudahkan perencanaan dan penyediaan obat.
Mengurangi kekosongan stok karena item “wajib tersedia”
Jika Anda menjadikan daftar Fornas sebagai dasar belanja, Anda biasanya lebih mudah:
- Menentukan item yang harus selalu tersedia
- Menyusun reorder point untuk item kritikal
- Mengurangi risiko stok kosong untuk item yang sering diresepkan
Untuk konteks apotek yang melayani JKN, Anda bisa baca Apotek BPJS Online: Cara Akses dan Manfaatnya untuk Pasien.
Jika Obat Tidak Ada di Fornas, Apa yang Bisa Dilakukan?
Prinsip penggunaan obat di luar Fornas secara terbatas (sesuai kebijakan)
Di keputusan Menteri Kesehatan, disebutkan bahwa jika obat yang dibutuhkan tidak tercantum dalam Fornas, dapat digunakan obat lain secara terbatas berdasarkan persetujuan Kepala atau Direktur Rumah Sakit setempat.
Catatan praktik:
- Ini biasanya relevan untuk layanan rumah sakit.
- Untuk apotek, ikuti kebijakan internal faskes dan rujuk tenaga medis penanggung jawab.
Praktik internal: alur persetujuan, dokumentasi, dan evaluasi penggunaan
Agar rapi dan aman saat perlu obat di luar Fornas:
- Buat alur persetujuan tertulis (siapa yang menyetujui, kapan, dengan dasar apa)
- Simpan dokumentasi klinis dan administratif (termasuk alasan pemilihan)
- Review pemakaian per periode, supaya tidak “kebablasan” dan tetap efisien
SOP Ringkas: Mengubah Fornas menjadi Daftar Belanja (Procurement List)
Pemetaan Fornas ke katalog internal apotek/RS
Langkah ringkas yang bisa langsung dipakai:
- Ekspor atau catat item Fornas yang paling relevan untuk layanan Anda.
- Petakan ke katalog internal: kode item, nama generik, kekuatan, bentuk, supplier/PBF, dan harga acuan internal.
- Tandai:
- Wajib tersedia
- Fast-moving
- High-risk stockout (kalau kosong, layanan terganggu)
- Pasang batas stok minimum dan maksimum per item.
Frekuensi review daftar (bulanan/kuartalan)
- Bulanan: untuk menyesuaikan dengan pola resep dan data pemakaian.
- Kuartalan: untuk evaluasi lebih besar, termasuk item yang sering kosong, atau item yang jarang bergerak.
Peran PBF dalam Menjaga Ketersediaan Obat sesuai Kebutuhan Faskes
Parameter kerja sama yang perlu disepakati (lead time, retur, pelaporan)
Saat Anda bekerja sama dengan PBF, sepakati dari awal:
- Lead time pengiriman untuk item prioritas
- Mekanisme konfirmasi stok dan backorder
- Mekanisme retur (misalnya near-expiry sesuai kebijakan)
- Ritme pelaporan pemakaian atau fast-moving untuk perbaikan perencanaan
FAQ seputar Fornas dan e-Fornas
Apakah semua obat ditanggung kalau ada di Fornas?
Fornas adalah acuan penulisan resep dalam program jaminan kesehatan, tetapi di Fornas juga ada restriksi penggunaan, level faskes yang boleh meresepkan, dan batas maksimal untuk item tertentu.
Jadi, rujuk detailnya, bukan hanya “ada atau tidak ada”.
Apakah Fornas sama dengan formularium RS?
Tidak selalu sama. Fornas adalah daftar nasional untuk acuan program jaminan kesehatan.
Rumah sakit bisa punya formularium internal sendiri, tetapi biasanya menyelaraskan dengan Fornas karena menyangkut layanan JKN.
Bagaimana cara mencegah stok kosong untuk item Fornas?
Tiga langkah praktis:
- Jadikan item Fornas prioritas sebagai “wajib tersedia”
- Pantau pemakaian dan buat reorder point berbasis data
- Sepakati lead time dan konfirmasi stok dengan PBF lebih awal, terutama untuk item fast-moving
PBF di Indonesia Terpecaya: Mandira Distra Abadi
Jika Anda perlu dukungan pengadaan obat untuk kebutuhan apotek, klinik, atau rumah sakit, Mandira Distra Abadi melayani pengadaan melalui jalur PBF resmi.
Anda bisa lanjut baca dan pakai sebagai panduan operasional:
