Apotek merupakan salah satu bentuk pelayanan kefarmasian yang memiliki peran penting di tengah masyarakat. Melalui layanan ini masyarakat bisa mendapatkan produk obat yang mereka butuhkan. Demi memberi layanan terbaik, penting sekali untuk memperhatikan proses pengadaan obat di apotek tersebut.
Pengadaan obat ini dilakukan agar apotek bisa memiliki stok obat yang memadai. Artinya melalui langkah pengadaan ini apotek bisa menyediakan obat-obat sesuai kebutuhan masyarakat dalam jumlah yang cukup.
Pengadaan obat ini sangat berkaitan dengan surat pemesanan obat, maka dari itu sebaiknya Anda mengetahui Jenis Surat Pesanan Obat untuk Pengadaan Obat dan Cara Membuatnya.
Apa Itu Pengadaan Obat di Apotek?
Pengadaan itu sendiri merupakan sebuah proses untuk menyediakan produk di suatu tempat. Pengadaan obat di apotek bisa diartikan sebagai proses penyediaan produk obat di sebuah apotek.
Produk obat yang disediakan di apotek tersebut harus sesuai dengan kebutuhan. Nantinya semua produk tersebut diperoleh dari supplier melalui sebuah transaksi pembelian dengan apotek. Pengadaan obat harus dilakukan secara berkala demi menghindari terjadinya kekosongan stok.
Selain itu proses pengadaan obat ini juga sangat penting untuk dilakukan demi meningkatkan efisiensi kebutuhan obat. Melalui langkah ini apotek juga bisa mewujudkan pemakaian obat secara rasional demi kebaikan masyarakat setempat.
Perlu diketahui bahwa proses pengadaan obat ini tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Harus ada data yang jelas dan perhitungan yang tepat agar pengadaan obat bisa sesuai sasaran.
Peran Kunci Apoteker Penanggung Jawab (APA) dalam Pengadaan
Setiap alur pengadaan obat di apotek harus berada di bawah pengawasan dan tanggung jawab seorang Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA). Peran APA sangat krusial untuk memastikan seluruh proses, mulai dari perencanaan, validasi Surat Pesanan (SP), hingga penerimaan barang, telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan standar pelayanan kefarmasian yang berlaku.
Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan saat Pengadaan Obat di Apotek
Ada beberapa hal penting yang sebaiknya diperhatikan saat apotek ingin melakukan pengadaan obat. Setidaknya dalam proses ini ada 3 tahapan penting yang harus diperhatikan yaitu tahap perencanaan, tahap pemesanan, dan tahap penerimaan.
Saat melakukan perencanaan untuk mengadakan obat di sebuah apotek, maka perlu dipertimbangkan banyak faktor. Pertama adalah defekta yaitu daftar obat yang harus dipesan berdasarkan sisa stok. Kemudian ada pareto yang menunjukkan produk obat dengan kontribusi omset paling tinggi di apotek tersebut.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah stok minimal dan arus kas dari apotek. Bagaimanapun juga, ketersediaan stok ini harus bisa mendukung bisnis apotek agar terus berjalan.
Selanjutnya saat tahap pemesanan, apotek perlu mempertimbangkan distributor atau supplier-nya. Penting sekali untuk memilih supplier obat yang tepat agar prosesnya berjalan lancar dan produk obatnya juga terpercaya.
Frekuensi pemesanan juga sebaiknya diperhatikan agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok. Pihak apotek juga perlu mempertimbangkan ketersediaan barang sebelum akhirnya melakukan pemesanan atau pembelian.
Jika tahap perencanaan dan pemesanan tadi sudah dilakukan maka apotek hanya perlu menunggu sampai tahap penerimaan selesai. Tahap penerimaan yang dimaksud di sini adalah tahap ketika apotek menerima produk obat yang dipesan dari supplier.
Langkah-Langkah Pengadaan Obat di Apotek
Pengadaan obat yang tepat akan membantu operasional apotek berjalan lancar dan kebutuhan masyarakat terpenuhi dengan baik. Supaya lebih jelas, berikut ini akan dirangkum langkah-langkah pengadaan obat dalam 3 tahap.
1. Perencanaan Kebutuhan Obat
Pertama ada perencanaan kebutuhan obat yang pasti membutuhkan data dari apotek. Perencanaan ini harus memperhatikan data konsumsi obat di apotek tersebut. Anda harus memperhatikan stok obat agar bisa tahu apa saja jenis obat yang perlu dipesan atau diadakan. Penting sekali untuk membuat rencana pengadaan yang tepat agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok.
Beberapa metode perencanaan yang umum digunakan adalah:
Metode Konsumsi (Defekta):
Perencanaan berdasarkan data riwayat penjualan dan sisa stok. Ini adalah metode paling dasar untuk mengisi kembali barang yang habis atau mendekati stok minimal.
Metode Pareto (Analisis ABC):
Menganalisis produk berdasarkan kontribusinya terhadap omzet. Kelompok A (misalnya, 20% item yang menyumbang 80% omzet) akan menjadi prioritas utama dalam ketersediaan stok.
Metode Epidemiologi:
Perencanaan berdasarkan pola penyakit musiman di suatu daerah. Misalnya, meningkatkan stok obat batuk, pilek, dan demam menjelang musim hujan atau pancaroba.
Tentunya pihak apotek harus mempertimbangkan banyak faktor dalam hal ini, terutama kebutuhan masyarakat, arus kas, dan kapasitas penyimpanan apotek itu sendiri.
2. Perjanjian Kontrak dan Proses Pemesanan
Selanjutnya ada perjanjian kontrak dan proses pemesanan obat bersama supplier. Pada tahap ini penting sekali bagi apotek untuk berkomunikasi dengan pihak supplier. Itulah mengapa apotek harus memilih supplier yang tepat dan profesional agar proses perjanjian dan pemesanan bisa berjalan lancar.
Dalam perjanjian tersebut harus dicantumkan dengan jelas seperti apa hubungan apotek dan supplier. Selain itu produk obat yang ingin diadakan juga harus dicantumkan secara rinci.
3. Distribusi Obat
Tahap terakhir dalam proses pengadaan obat adalah distribusi. Jika pihak apotek sudah menyusun rencana pengadaan dan terjadi kontrak bersama supplier yang disetujui bersama, maka distribusi bisa dilakukan. Kelancaran proses distribusi ini nantinya akan berpengaruh pada pelayanan langsung kepada masyarakat.
Tidak bisa dipungkiri bahwa proses pengadaan obat di apotek ini sangat dipengaruhi oleh supplier. Jika apotek bekerja sama dengan supplier terpercaya maka proses distribusi dan pengadaan obat akan berjalan lancar. Dalam hal ini Anda bisa mempercayakan prosesnya pada distributor obat Mandira. Untuk mengetahui cara pemesanan obat di PBF, Anda dapat Mengenal Apa itu PBF: Pengertian, Fungsi dan Kewajiban.
Bermitra dengan Distributor Terpercaya
Distributor obat Mandira Distra Abadi telah dipercaya selama 31 tahun untuk memenuhi kebutuhan obat apotek, pedagang besar farmasi, hingga rumah sakit. Mandira Distra Abadi merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang bekerja sama dengan perusahaan produsen obat kenamaan, kunjungi laman prinsipal untuk melihat ragam obat dari prinsipal kami. Kami menerima pengiriman ke seluruh Indonesia.
Hubungi kami untuk informasi selengkapnya terkait obat yang tersedia dan dapatkan penawaran terbaik. Anda juga dapat mempelajari beragam informasi terkini seputar kesehatan dan tips operasional apotek melalui laman blog kami.