Konsinyasi Obat di Apotek: Skema, Contoh, dan Perjanjian

Konsinyasi obat di apotek adalah skema titip jual obat antara apotek dan pemilik produk, di mana stok tetap milik pemasok sampai obat benar-benar terjual. 

Dengan konsinyasi obat, apotek bisa melengkapi rak tanpa keluar modal di awal, sementara pemasok mendapat akses langsung ke pasien. 

Skema ini menarik, tetapi perlu perjanjian tertulis, SOP, dan pencatatan yang rapi agar tidak menimbulkan selisih stok dan masalah audit.

Apa itu Konsinyasi Obat dan Bedanya dengan Pembelian Tempo

Konsinyasi vs tempo 30 hari

Secara sederhana, konsinyasi obat di apotek adalah titip jual obat dengan karakteristik:

• Stok masih milik pemasok sampai obat terjual.
• Apotek hanya membayar berdasarkan obat yang laku.
• Obat yang tidak laku bisa ditarik atau diganti sesuai perjanjian.

Sementara pembelian tempo 30 hari:

• Apotek membeli putus. Kepemilikan langsung pindah ke apotek.
• Ada jatuh tempo pembayaran, misalnya 30 hari.
• Risiko deadstock ditanggung apotek, bukan pemasok.

Jadi, konsinyasi obat adalah skema yang fokus pada titip jual obat, sedangkan tempo 30 hari adalah pembelian biasa dengan penundaan pembayaran.

Konsinyasi vs buyback

Konsinyasi obat di apotek juga berbeda dari skema buyback.

• Konsinyasi obat:
  • Titip jual obat.
  • Apotek tidak mencatat sebagai stok milik sendiri.
  • Pembayaran dilakukan setelah terjadi penjualan.
• Buyback:
  • Apotek membeli putus seperti biasa.
  • Pemasok hanya memberikan jaminan “boleh retur” untuk item tertentu, misalnya jika tidak laku atau mendekati ED.
  • Di awal, risiko stok tetap di apotek.

Untuk apotek, penting membedakan konsinyasi obat adalah titip jual obat murni. Sedangkan buyback tetap pembelian dengan sedikit perlindungan melalui retur.

Kapan Konsinyasi Cocok Dipakai di Apotek

Produk baru dan fast trial

Konsinyasi obat di apotek sangat cocok untuk:

• Produk baru yang belum terbukti perputaran stoknya.
• Obat dengan promosi awal yang butuh uji pasar.
• Produk yang ingin dicoba dulu di beberapa cabang sebelum dibeli putus.

Dengan titip jual obat, apotek bisa melihat data penjualan 1–3 bulan tanpa menahan modal. Jika produk terbukti laris, barulah bisa dialihkan ke skema beli putus atau tempo.

Produk seasonal dan program promosi

Konsinyasi obat di apotek juga pas untuk:

• Produk seasonal, misalnya obat flu di musim tertentu.
• Program bundling dan paket promosi kesehatan.
• Produk penunjang yang hanya laku saat kampanye tertentu.

Supaya edukasi ke pasien lebih kuat, apotek bisa mengarahkan pasien ke artikel kesehatan relevan, misalnya melalui halaman Tips Kesehatan Mandira.

Slow moving dan risiko deadstock

Untuk item slow moving, konsinyasi obat adalah cara mengurangi risiko deadstock:

• Apotek tetap bisa menyediakan banyak pilihan obat.
• Risiko barang tidak laku, rusak, atau kedaluwarsa bisa dibicarakan di perjanjian.
• Titip jual obat membuat stok lebih fleksibel, terutama untuk apotek dengan modal terbatas.

Namun, apotek tetap perlu selektif. Tidak semua slow moving cocok dikonsinyasikan, terutama bila masalahnya ada pada izin edar atau permintaan pasar yang sangat lemah.

Alur Konsinyasi Obat dari Awal sampai Rekonsiliasi

Tahap 1. Seleksi item dan target sell-through

Di awal, apotek dan pemasok menentukan:

• Daftar item yang akan masuk konsinyasi obat di apotek.
• Target sell-through (persentase stok yang diharapkan laku dalam periode tertentu).
• Lama periode uji coba, misalnya 3 bulan.

Tentukan KPI: sell-through, days of inventory, retur maksimum

Beberapa KPI yang bisa disepakati:

• Sell-through: misalnya minimal 60–70 persen dalam 3 bulan.
• Days of inventory: stok cukup untuk 30–60 hari penjualan.
• Batas retur maksimum: misalnya maksimal 30 persen dari stok awal.

KPI ini membantu apotek dan pemasok menilai apakah titip jual obat masih layak dilanjutkan atau perlu revisi.

Tahap 2. Penetapan harga, margin, dan mekanisme pembayaran

Setelah item disepakati, tahap berikutnya:

• Menentukan harga jual di apotek.
• Menetapkan margin apotek dan diskon pemasok.
• Menentukan cara pencatatan dalam sistem.

Opsi pembayaran: per bulan, per kuartal, per batch terjual

Beberapa opsi umum:

• Pembayaran per bulan berdasarkan laporan konsinyasi obat di apotek.
• Pembayaran per kuartal untuk program jangka panjang.
• Pembayaran per batch terjual atau setelah nilai tertentu tercapai.

Yang penting, mekanisme ini tertulis jelas di perjanjian konsinyasi supaya tidak ada selisih perhitungan.

Tahap 3. Pengiriman dan pencatatan batch serta ED

Saat barang dikirim:

• Setiap unit konsinyasi obat dicatat nomor batch dan tanggal ED-nya.
• Faktur konsinyasi dipisah dari faktur pembelian biasa.
• Apotek memastikan penempatan di rak sesuai FEFO.

Aturan FEFO untuk konsinyasi

FEFO (First Expired First Out) wajib diterapkan:

• Produk dengan ED terdekat diletakkan di depan.
• ED dicatat jelas di sistem apotek.
• Saat retur, apotek sudah tahu batch mana yang mendekati ED.

Ini penting untuk menjaga mutu dan membantu pemasok menarik barang tepat waktu.

Tahap 4. Stock opname berkala dan rekonsiliasi

Konsinyasi obat di apotek harus disertai stock opname rutin:

• Minimal sebulan sekali untuk item konsinyasi.
• Cek fisik stok dibandingkan dengan catatan sistem.
• Buat berita acara jika ada selisih.

Cara menangani selisih stok dan koreksi data

Jika ada selisih:

• Periksa riwayat penjualan dan retur.
• Lacak kemungkinan salah input, salah label, atau shrinkage.
• Buat berita acara koreksi yang ditandatangani kedua pihak.

Di titik ini, SOP internal sangat penting supaya semua pihak sepakat bagaimana menangani perbedaan data.

Tahap 5. Retur, penarikan, atau penggantian barang

Pada akhir periode konsinyasi obat di apotek:

• Hitung stok yang laku dan stok yang masih tersisa.
• Tentukan mana yang diretur, diganti, atau dilanjutkan konsinyasinya.
• Sesuaikan dengan syarat di perjanjian titip jual obat.

Kriteria retur yang umum dipakai supplier

Beberapa kriteria yang sering dipakai:

• Sisa ED minimal tertentu, misalnya > 6 atau 9 bulan.
• Kemasan utuh, tidak rusak, tidak kotor.
• Produk masih aktif dan tidak sedang recall.

Untuk komunikasi retur dan jadwal pengambilan barang, apotek bisa menyiapkan PIC khusus agar tidak mengganggu pelayanan ke pasien.

Checklist Isi Perjanjian Konsinyasi yang Wajib Ada

Kepemilikan barang dan tanggung jawab risiko

Di perjanjian, tulis jelas:

• Konsinyasi obat adalah stok yang masih milik pemasok.
• Titik perpindahan kepemilikan, biasanya saat obat terjual.
• Siapa yang menanggung risiko jika barang hilang atau rusak di apotek.

Aturan penyimpanan, suhu, dan penanganan produk

Karena menyangkut obat:

• Tuliskan standar suhu dan penyimpanan yang wajib diikuti apotek.
• Jelaskan perlakuan khusus untuk obat yang harus di suhu dingin.
• Sertakan kewajiban apotek melapor jika ada gangguan listrik atau masalah kulkas.

Aturan minimum ED saat kirim dan saat retur

Agar tidak ada debat di belakang:

• Tentukan minimal sisa ED saat barang dikirim.
• Tentukan minimal sisa ED saat barang boleh diretur.
• Tetapkan aturan khusus untuk program promo yang punya ED lebih pendek.

Mekanisme audit stok, bukti serah terima, dan dispute

Hal yang perlu dicantumkan:

• Frekuensi audit stok konsinyasi obat di apotek.
• Format berita acara serah terima dan hasil stok opname.
• Cara menyelesaikan dispute jika ada perbedaan catatan.

SLA pengiriman, penggantian barang rusak, dan cut-off order

Perjanjian juga sebaiknya mengatur:

• SLA pengiriman barang konsinyasi setelah order.
• Batas waktu penggantian barang rusak atau salah kirim.
• Cut-off order dan cut-off laporan penjualan tiap periode.

Saat menyusun perjanjian dan SOP, apotek bisa melihat juga praktik mutu distribusi dari sisi PBF, lalu menyelaraskan dengan mitra seperti Mandira. Informasi mengenai prinsipal yang didistribusikan Mandira dapat dilihat pada laman Prinsipal.

Risiko yang Sering Terjadi dan Cara Mitigasinya

Risiko 1. Barang “ada” tapi tidak tercatat rapi

Ini sering terjadi saat:

• Pencatatan faktur konsinyasi bercampur dengan faktur biasa.
• Barang tidak diberi label khusus konsinyasi.

Mitigasi:

• Pisahkan kode barang konsinyasi di sistem.
• Gunakan rak atau label khusus “konsinyasi”.
• Buat SOP penerimaan dan pencatatan yang jelas.

Risiko 2. Deadstock menumpuk dan retur ditolak

Konsinyasi obat adalah cara mengurangi deadstock, bukan memindahkan masalah:

• Jika apotek tidak mengatur pemesanan, stok bisa tetap menumpuk.
• Jika ED sudah terlalu dekat, pemasok bisa menolak retur.

Mitigasi:

• Batasi jumlah stok awal berdasarkan estimasi penjualan.
• Pantau pergerakan stok tiap bulan.
• Ajukan retur sebelum ED terlalu dekat, sesuai kesepakatan.

Risiko 3. Selisih stok dan dispute margin

Tanpa sistem:

• Penjualan konsinyasi bisa terlewat tercatat.
• Diskon bisa salah diaplikasikan.

Mitigasi:

• Gunakan format faktur konsinyasi yang konsisten.
• Pisahkan laporan penjualan konsinyasi obat di apotek dari penjualan biasa.
• Review laporan bersama pemasok secara berkala.

Contoh SOP Internal Apotek untuk Konsinyasi

SOP penerimaan barang konsinyasi

Contoh garis besar SOP:

• Cek fisik barang, kesesuaian jumlah, batch, dan ED.
• Pastikan faktur tertulis “konsinyasi”.
• Input ke sistem dengan status konsinyasi obat.
• Simpan faktur dan bukti serah terima di map terpisah.

SOP pemisahan stok konsinyasi vs stok beli putus

Untuk menghindari campur:

• Gunakan kode barang berbeda di sistem.
• Bisa gunakan rak khusus atau minimal label warna pada rak.
• Informasikan ke kasir dan petugas gudang cara membaca label tersebut.

SOP rekonsiliasi dan pelaporan penjualan

Setiap periode:

• Cetak laporan penjualan barang konsinyasi obat di apotek.
• Cocokkan dengan stok fisik dan data pemasok.
• Buat berita acara rekonsiliasi yang ditandatangani kedua pihak.
• Arsipkan faktur konsinyasi dan bukti pembayaran sesuai jadwal.

Jika apotek butuh bahan edukasi untuk pasien terkait pemakaian obat yang dijual, tim bisa memanfaatkan artikel di halaman Tips Kesehatan Mandira.

FAQ tentang Konsinyasi Obat

Konsinyasi obat itu legal tidak untuk apotek?

Konsinyasi obat di apotek pada dasarnya boleh, selama:

• Produk yang dititip jual obat memiliki izin edar resmi.
• Skema dicatat dengan jelas, tidak menghalangi pengawasan regulator.
• Apotek tetap mematuhi standar pelayanan kefarmasian.

Apa beda konsinyasi dengan tempo?

Konsinyasi obat adalah titip jual obat. Kepemilikan barang masih di pemasok sampai terjual. Tempo adalah pembelian dengan pembayaran ditunda. Kepemilikan barang langsung pindah ke apotek sejak diterima.

Siapa yang menanggung kerusakan barang di apotek?

Tergantung perjanjian. Umumnya:

• Kerusakan karena penyimpanan yang tidak sesuai standar apotek, ditanggung apotek.
• Kerusakan pabrik atau cacat produksi, ditanggung pemasok.

Untuk itu, klausul risiko wajib tertulis.

Minimal sisa ED berapa agar barang bisa diretur?

Tidak ada angka tunggal. Banyak pemasok mensyaratkan:

• Minimal 6–12 bulan sebelum ED.

Angka pastinya perlu dicantumkan di perjanjian konsinyasi obat di apotek.

Bagaimana pencatatan faktur konsinyasi?

Beberapa prinsip dasar:

• Faktur konsinyasi dipisah dari faktur pembelian biasa.
• Sistem mencatat status konsinyasi, batch, dan ED.
• Pembayaran ke pemasok berdasarkan laporan penjualan, bukan berdasarkan jumlah barang yang diterima.

Mandira Distra Abadi, Distributor Obat Farmasi di Indonesia

Mandira Distra Abadi adalah Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang mendistribusikan obat dan produk farmasi ke apotek, klinik, dan fasilitas kesehatan di berbagai wilayah Indonesia. 

Mandira menerapkan standar distribusi yang mengutamakan mutu, ketertelusuran batch, dan kepatuhan terhadap regulasi.

Jika Anda sedang menyusun strategi pengadaan, termasuk mempertimbangkan skema konsinyasi obat di apotek, Anda dapat:

• Melihat daftar prinsipal yang bekerja sama dengan Mandira di laman Prinsipal.
• Membaca artikel edukasi obat dan kesehatan di laman Tips Kesehatan.
• Menghubungi tim Mandira untuk mendiskusikan kebutuhan pengadaan apotek melalui laman Kontak.

Dengan pengadaan yang terencana dan kerja sama dengan PBF resmi seperti Mandira Distra Abadi, pengelolaan stok, termasuk titip jual obat, dapat berjalan lebih terkontrol dan mendukung pelayanan apotek yang aman bagi pasien.